Organisaation on säilytettävä ja kerättävä vain vähimmäismäärä henkilötietoja, jotka ovat tarpeen käsittelyn tarkoituksen saavuttamiseksi. Kunkin tietoelementin tarpeellisuus olisi määriteltävä asianmukaisin keinoin, kuten tietokartoituksella tai vastaavilla menetelmillä, joilla kukin kerätty tietoelementti liitetään selkeästi sen käsittelytarkoitukseen, jolloin varmistetaan tietojen minimoinnin periaatteen täysimääräinen noudattaminen.

Organisaation tulisi rajoittaa henkilötietojen kerääminen vähimmäistasolle, joka on olennainen ja tarvittava kerättävien henkilötietojen käsittelytarkoitusta varten.

Periaatteen toteutuminen tulisi varmistaa säännöllisesti kokonaisuuden näkökulmasta verraten hallintajärjestelmän dokumentaatiot (esim. tietojen käyttötarkoitukset) käytännössä organisaation hallussa oleviin henkilötietoihin.

The organisation ensures that the processing of personal data is necessary and proportionate for the legitimate purposes of the processing. Personal data should only be processed if the purpose of the processing cannot be reasonably achieved by other means.

The implementation of this principle should be regularly verified from a holistic perspective by analysing the documentation of the management system (in particular the purposes for which the data are used).