Tiedonhallinnan järjestäminen

Johdon on huolehdittava, että organisaatiossa on ajantasaiset ohjeet tiedonhallintaan liittyvistä teemoista.

Johdon on huolehdittava siitä, että organisaatiossa on määritelty tiedonhallintalaissa (sekä muissa laeissa) säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut.

Vastuut voidaan määrittää Digiturvamallissa vastuuttamalla eri tiedonhallinnan osa-alueisiin (esim. tietoturvaohjeet, tietojärjestelmät, rekisterinpito, asiahallinta) liittyvät tehtävät sekä dokumentaatiokohteet.

Viranomaisen on varmistettava tarpeellisin tietoturvallisuustoimenpitein, että sen:

• tietoaineistojen muuttumattomuus on riittävästi varmistettu
• tietoaineistot on suojattu teknisiltä ja fyysisiltä vahingoilta
• tietoaineistojen alkuperäisyys, ajantasaisuus ja virheettömyys on varmistettu
• tietoaineistojen saatavuus ja käyttökelpoisuus on varmistettu
• tietoaineistojen saatavuutta rajoitetaan vain, jos tiedonsaantia tai käsittelyoikeuksia on laissa erikseen rajoitettu
• tietoaineistot voidaan tarvittavilta osin arkistoida

Viranomaisen tehtävien hoitamisen kannalta olennaiset tietojärjestelmät on tunnistettu. Olennaiseksi tunnistettujen tietojärjestelmien vikasietoisuus ja toiminnallinen käytettävyys varmistetaan riittävällä testauksella säännöllisesti.

Testaus voi sisältää sekä teknistä käytettävyystestausta että käyttäjillä suoritettavia käytettävyysarviointeja. Räätälöidyissä järjestelmissä käytettävyys tulisi määritellä ja suunnitella organisaatiossa hyväksytyn menetelmän mukaan. Valmisohjelmistojen käytettävyys tulisi testata hyväksymistestauksen yhteydessä.

Tietojärjestelmien häiriöihin on varauduttu nopean palautumisen varmistamiseksi. Palautumisessa hyödynnetään mekanismeja, joiden tavoitteena on reaaliaikainen tai lähes reaaliaikainen viansietokyky kriittisten järjestelmien saatavuuden ylläpitämiseksi.

Organisaation on tunnistettava ne tehtävät, joiden suorittaminen edellyttää sen palveluksessa olevilta tai sen lukuun toimivilta henkilöiltä erityistä luotettavuutta.

Erityisen luotettavuuden varmistamisesta voi määrittää oman prosessikuvauksen. Henkilöturvallisuusselvityksen laatimisessa sekä luottotietojen tai huumausainetestien tuloksien käsittelyssä on huomioitava annettu lainsäädäntö.

Johdon on huolehdittava, että organisaatiossa on järjestetty riittävä valvonta tiedonhallintaan liittyvien säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisesta.

Digiturvamallin avulla kuvataan vastuita eri tehtävien ja kohteiden suhteen sekä pyritään seuraamaan vaatimuksenmukaisuutta. Sisäisen valvonnan toteuttamisesta organisaatiossa on tärkeää kuvata oma prosessi, jonka mukaisesti valvontaa toteutetaan ja johdolle raportoidaan.

Johdon on huolehdittava, että organisaatiossa on tarjolla koulutusta, jolla varmistetaan henkilöstön riittävä osaaminen tiedonhallintaa, tietojenkäsittelyä sekä asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevista säädöksistä, määräyksistä ja ohjeista.

Digiturvamallissa ohjeiden kouluttamista ja valvontaa tehdään automaattisesti, mikäli henkilöstö on yhdistetty järjestelmään esim. Teams-sovelluksen tai selainlaajennuksen kautta.

Johdon on huolehdittava, että organisaatiossa on tarjolla asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi. Työvälineillä tarkoitetaan päätelaitteita ja ohjelmistoja, joita tiedonhallintayksikössä työskentelevät käyttävät.

Digiturvamalli sisältää omat tehtävänsä tähän kokonaisuuteen liittyville osille (esim. tietojärjestelmien tietoturvallisuusvaatimukset ja testaus, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuus, tekniset rajapinnat), joiden toteutusta vastuuttamalla ja valvomalla johto voi teemasta huolehtia.