Organisaation on dokumentoitava kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset sekä niiden vaikutukset ja toteutetut korjaavat toimet riippumatta siitä, mitä toimenpiteitä tietoturvaloukkauksesta lopulta seuraa.

Dokumentointivelvollisuuden tai ilmoituksen tekemisen laiminlyöminen on tietosuoja-asetuksen vastaista. Se voi johtaa tietosuoja-asetuksessa määritettyihin seuraamuksiin.

Rekisterinpitäjän on arvioitava, millainen riski tietoturvaloukkauksesta aiheutuu vuodon kohteena olevalle henkilölle. Arviossa on huomioitava esimerkiksi seuraavat asiat:

• Miten todennäköistä on, että tietoja käytetään haitantekoon?
• Millaista haittaa tietojen avulla voitaisiin tehdä (mahdollistuuko esim. identiteettivarkaus, petos, psyykkisen ahdistuksen tuottaminen, nöyryyttäminen tai mainevahingon tuottaminen)?
• Henkilötietojen luonne, arkaluonteisuus ja määrä
• Kuinka helppoa rekisteröity on tunnistaa tiedoista?
• Onko rekisteröityjen joukossa paljon esimerkiksi lapsia tai muuten heikossa asemassa olevia?

Riskiarvio vaikuttaa loukkauksesta ilmoittamisen kiireellisyyteen ja laajuuteen.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta täytyy ilmoittaa valvontaviranomaiselle, mikäli loukkauksesta voi aiheutua riski ihmisten oikeuksille ja vapauksille. Rekisteröidyille on puolestaan ilmoitettava, mikäli loukkauksestta todennäköisesti aiheutuu korkean riski oikeuksille ja vapauksille. Ilmoituksen perusteella rekisteröidyt voivat esimerkiksi ryhtyä toimiin haittavaikutuksen pienentämiseksi (esim. sulkemalla luottokorttinsa).

Ilmoitukseen on sisällytettävä seuraavat tiedot:

• selkeä kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
• tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot tai muu yhteyspiste, josta voi saada lisätietoa
• henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset
• toimenpiteet, joita rekisterinpitäjä on ehdottanut tai jotka se on jo toteuttanut; tarvittaessa myös toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.

Organisaatiomme on ennalta määritellyt toimintatavat, joiden kautta havaittua tietoturvaloukkausta aletaan käsitellä. Prosessi voivat sisältää mm. seuraavia asioita:

• ketkä kuuluvat tiimiin, joka on valmiina reagoimaan loukkauksiin
• kuinka ja mitä kanavaa myöten loukkauksesta tiedotetaan välittömästi koko tiimia
• tiimi määrittää loukkaukselle vakavuuden (matala, keskiverto, korkea) ennaltamääriteltyjen kriteerien perusteella
• loukkauksen käsittelyä jatketaan isommalla porukalla vakavuustason mukaisesti

Organisaation on määriteltävä toimintatavat, joita noudattaen tiedotetaan toimitusketjun tietoturvaloukkauksista. Prosessin on huomioitava kaikenlaiset omat roolit toimitusketjussa, olimmepa itse lopputuotteen tilaaja tai yksi ketjuun kuuluva toimittaja.

Toimintatapojen on huomioitava kumppanien sekä asiakkaiden kanssa tehdyt sopimukset ja niihin sisältyvät sitoumukset molempien osapuolten velvollisuuksista loukkauksien ilmoittamiseen liittyen.