TL;DR: Työnkulut tarjoavat selkeämmän tavan löytää kaikki yhteen teemaan liittyvä – riskit, jaetun tiedon, poikkeamat, assetit – yhdeltä keskitetyltä sivulta, jossa näkyvät tärkeimmät mittarit sekä tarvittava dokumentaatio, tehtävät ja raportit. Ja kaikki nykyiset sivut pysyvät edelleen käytössäsi.

Cyberdayhin on tulossa seuraavien viikkojen aikana jotain merkittävää, ja haluamme kertoa siitä sinulle ensimmäisten joukossa.

Olemme kuunnelleet käyttäjiämme. Yleisin saamamme palaute ei liity niinkään uusien ominaisuuksien puutteeseen, vaan selkeyttämiseen. Missä vaiheessa olen tämän vaatimuksen suhteen? Mitä minun pitäisi priorisoida seuraavaksi? Miksi joudun hyppimään viiden eri näkymän välillä saadakseni kokonaiskuvan yhdestä aiheesta? Rakensimme Cyberdayn kokonaisuutta uudelleen näiden kysymysten ympärille.

Suurin näkyvä muutos käyttäjille ovat työnkulut – uusi tapa koota päivittäinen hallintatyö selkeiksi teemakohtaisiksi näkymiksi. Jokaisella työnkululla on omat mittarinsa, suositellut toimenpiteensä sekä siihen liittyvät dokumentit, tehtävät ja raportit. Samalla työpöydästä tulee paikka, joka nostaa nämä työnkulut ja niiden nykytilan näkyville yhdessä vaatimusten kokonaiskuvan kanssa. Myös compliance-näkymä saa pienen mutta merkittävän parannuksen. Ja mikä tärkeintä: kaikki jo rakentamasi säilyy ennallaan. Tehtäväsi, politiikkasi, raporttisi ja nykyiset sivut eivät katoa mihinkään. Annamme niille vain selkeämmät kokonaisuudet ja paremmat oletusreitit päivittäiseen työskentelyyn.

Kolme tärkeintä muutosta yhdellä silmäyksellä

• Työnkulut ryhmittävät työn keskeisiin osa-alueisiin: riskienhallinta, henkilöstön tietoturvatietoisuus, poikkeamien hallinta, toimittajahallinta, sisäiset auditoinnit ja paljon muuta – jokainen omalla sivullaan, jossa näkyvät olennaiset mittarit, pikatoiminnot, dokumentaatio ja raportit.
• Työpöydästä tulee aktiivinen näkymä: vaatimukset näkyvät ylhäällä ja työnkulut niiden alla ajantasaisina: heti Cyberdayn avatessasi näet missä mennään.
• Compliance-näkymä on entistäkin älykkäämpi: se näyttää kunkin vaatimuksen tilan ja vaadittavat toimet selkeästi.

Työnkulut: suurin muutos päivittäiseen käyttöön

Tämä on muutos, jonka huomaat todennäköisesti eniten – ja jonka pitäisi tehdä hallintajärjestelmän jatkuvasta ylläpidosta merkittävästi helpompaa.

Riskienhallinta. Henkilöstön tietoturvatietoisuus. Omaisuuserien hallinta. Poikkeamien hallinta. Toimittajahallinta. Sisäiset auditoinnit. Kaikki nämä olivat jo aiemmin osa Cyberdayta, mutta ne olivat hajallaan listoissa, dokumenteissa ja yksittäisissä tehtävissä. Jos halusit muodostaa kokonaiskuvan esimerkiksi riskeistä, jouduit siirtymään useiden eri näkymien välillä. Nyt jokainen näistä kokonaisuuksista on oma työnkulkunsa: keskitetty näkymä, joka kokoaa kaiken yhteen paikkaan.

Kun avaat riskienhallinnan työnkulun, näet yhdestä paikasta: onko riskienhallintasi ollut aktiivista, mitä toimia suositellaan toteutettavaksi juuri nyt (esim. aktiiviset riskit, joilla ei ole vastuuhenkilöä, tai aktiiviset riskit, joiden käsittelyä on tarkistettava), riskiprosessiasi tukevan dokumentaation, hoitamattomat tehtävät sekä raportit, joita auditoijat pyytävät. Sinun ei enää tarvitse etsiä tietoa eri puolilta tuotetta saadaksesi kokonaiskuvan.

‍

Jokainen työnkulkusivu on samanlainen – yläosa ilmoittaa tilan, teeman tärkeimmät mittarit, pikatoiminnot, ohjeet, tehtävät ja raportit – joten kun olet oppinut käyttämään yhtä työnkulkua, osaat hyödyntää muita. Cyberday kattaa viisi perustyönkulkua, viisi edistynyttä työnkulkua sekä muutamia työnkulkuja, jotka tulevat näkyviin valitsemasi vaatimuskehikon mukaan (esim. tietosuojan hallinta, tekoälyn hallinta jne.).

Työpöytä – Vastaa kysymykseen: toimiiko järjestelmämme?

Kun avaat Cyberdayn, ensimmäisenä näet uudistetun työpöydän – yhtenäisen näkymän kaikkiin käytössäsi oleviin vaatimuskehikkoin ja työnkulkuihin.

Yläosan vaatimukehikkokortit näyttävät nykyisen compliance-tasosi ja sen kehityssuunnan. Ne ohjaavat myös siirtymään compliance-näkymään, jossa saat kokonaiskuvan vaatimuksen tilanteesta ja voit jatkaa vaatimustenmukaisuuden kehittämistä – myös niiden vaatimusten osalta, jotka eivät liity suoraan tiettyihin työnkulkuihin.

Alempana työnkulkukortit nostavat esiin hallintajärjestelmäsi tärkeimmät jatkuvat kokonaisuudet: missä vaiheessa kukin työnkulku on ja mikä kaipaa huomiota juuri nyt. Pikatoiminnot ja kehitysehdotukset näkyvät suoraan oikeassa kontekstissa.

Kokeneemmille käyttäjille haluamme vastata entistä paremmin kysymykseen: “Mikä tarvitsee huomiotani juuri nyt?” Dashboard toimii paikkana, johon palaat aina fokusoitujen työskentelysessioiden välillä saadaksesi nopeasti tilannekuvan ja seuraavat tärkeät toimenpiteet näkyviin.

‍

Vanhan työpöytä-näkymän sisältö siirretään vasemman valikon ”Koko hallintajärjestelmä” -linkin taakse. Tämä näkymä on erittäin tärkeä, jos sinulla on käytössä useita vaatimuskehikkoja ja haluat nähdä kaiken sisällön (esim. kaikki luodut politiikat) tai tarkastella koko järjestelmää kerralla, ilman että olet sidottu tiettyyn vaatimuskehikkoon tai työnkulkuun.

Muutoin vasemmassa valikossa korostetaan nyt enemmän vaatimustenmukaisuusnäkymää ja aktiivisia työnkulkujasi, joten näihin pääpolkuihin siirtyminen on sujuvampaa.

Compliance-näkymä, parannettu versio

Käyttäjien suosimat ominaisuudet vaatimustenmukaisuusnäkymässä ovat säilyneet ennallaan – priorisoitu, framework-kohtainen kuva, vaatimusten tarkastelu yksityiskohtaisesti sekä auditointivalmis dokumentaatio. Parannukset koskevat yksittäisiä vaatimuskortteja.

Vanha ”X / Y tehtävää suoritettu” -laskuri korvataan kattavuustilalla – Ei kattavuutta, Osittainen, Riittävä tai Vahva – ja ohjeella, joka kertoo, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä. Syy tähän on se, että tehtävämme ovat parhaiden toimintatapojen ehdotuksia – tyypillisiä toteutuksissa usein käytettyjä malleja, eivätkä kiinteitä luetteloita, jotka on aina suoritettava loppuun. Uusi tila kuvaa sitä, onko kattavuus tosiasiallisesti toteutunut ja kuinka vahva se on, ei sitä, kuinka monta ehdotuksistamme olet merkinnyt suoritetuksi. Arvio siitä, riittääkö Riittävä tiettyyn vaatimukseen vai pitäisikö sitä vahvistaa tasolle Vahva, riippuu usein kontekstistasi ja käytettävissä olevista resursseista.

Tehtäväsi eivät ole kadonneet minnekään – ne näkyvät edelleen kunkin vaatimuksen alla, niiden vastuuhenkilöt ovat samat ja ne liittyvät edelleen samoihin vaatimuksiin.

Mikä pysyy täysin ennallaan

Älkää pakottako minua opettelemaan tuotetta uudelleen - ymmärrämme tämän viestin selvästi. Tässä on se, mikä ei muutu:

• Jokainen aktivoimasi tehtävä pysyy täsmälleen samassa paikassa, ja sen vastuuhenkilöt ovat samat.
• Jokainen käytäntö, jokainen dokumentti, jokainen raportti – kaikki säilyvät.
• Kaikki aktiiviset vaatimuskehikot ja niihin tekemäsi mukautukset – säilyvät.

Ja mikä tärkeintä: sivut, joita käytät tällä hetkellä, eivät katoa. Se, mikä aiemmin oli työpöydällä, sekä Kaikki tehtävät-, Kaikki dokumentit- ja Kaikki ohjeet-näkymät, joihin olet päässyt vasemman valikon kautta, ovat edelleen täysin käytettävissä uuden Koko hallintajärjestelmä-osion alla. Jos sinulla on rutiini, joka riippuu näistä näkymistä – haku, suodatin, tapa koota luettelo – se toimii edelleen täsmälleen kuten ennenkin. Uusi työpöytä ja työnkulut tulevat vain Cyberdayn oletusreitiksi; olemassa olevat polut pysyvät samana, täydellisenä työympäristönä sille työlle, jonka osaat jo tehdä.

Milloin ja mitä sinun on tehtävä

Muutos otetaan käyttöön asteittain tulevien viikkojen aikana. Kun avaat uudistetut näkymät, sovellus näyttää sinulle viestejä, joissa esitellään muutokset.

Sinun ei tarvitse tehdä mitään valmistautuaksesi.

Jos sinulla on palautetta tai kysymyksiä, ota rohkeasti yhteyttä tukeemme. Otamme mielellämme palautetta vastaan.