Kaikkien tietojen käsittelyyn suorasti tai välillisesti osallistuvien kumppanien kanssa laaditaan toimittajasopimus. Tavoitteena on varmistaa, että organisaation ja toimittajan välillä ei ole väärinymmärryksiä osapuolten velvoitteista tietoturvavaatimusten täyttämisessä.

Organisaatio sisällyttää toimittajasopimukseen tarvittaessa seuraavat asiat:

• toimittajan käyttämät tiedot (ja tiedon mahdollinen luokitus) sekä tietoihin pääsyn saava henkilöstö
• tiedon hyväksyttävän käytön säännöt
• tietoja käsittelevän henkilöstön salassapitovelvollisuus
• työnjako viranomaisvaatimusten täyttämisessä
• sopimusosapuolten hallintatehtävät tietoturvaan liittyen (esim. pääsynhallinta, valvonta)
• häiriöiden ilmoittaminen ja korjaaminen
• vaatimukset toimittajan alihankkijoiden käytölle
• lupa auditoida sopimukseen liittyvät toimittajan prosessit ja hallintakeinot (ja puutteiden korjaaminen)
• sitoutuminen tietojen palauttamiseen tai tuhoamiseen sopimuksen päättyessä
• toimittajan vastuu noudattaa organisaation tietoturvakäytäntöjä

Organisaation on ylläpidettävä listaa kumppaneista, joilla on pääsy luottaumuksellisiin tietoihin. Järjestelmätoimittajat sekä henkilötietojen käsittelijät listataan erillään muista sidosryhmistä, koska heillä on aktiivinen rooli tietojen käsittelyssä.

Organisaation on määritettävä

• tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän kannalta olennaiset sidosryhmät
• näiden sidosryhmien asettamat tietoturvallisuutta koskevat vaatimukset

Organisaation toiminnalle tärkeät asiakasryhmät tai yksittäiset merkittävät asiakkaat ovat yleensä yksi tärkeimmistä sidosryhmistä myös tietoturvallisuuden näkökulmasta. Muita sidosryhmiä tarkastellaan muiden tehtävien kautta.

Organisaation on määritettävä

• tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän kannalta olennaiset sidosryhmät
• näiden sidosryhmien asettamat tietoturvallisuutta koskevat vaatimukset

Tietojärjestelmätoimittajia sekä henkilötietojen käsittelijöitä tarkastellaan muiden tehtävien kautta.

Toimittajayrityksille on nimetty vastuuhenkilö, joka seuraa toimittajan toimintaa, tiedotusta sekä sopimuksen noudattamista.

Vastuuhenkilöllä on oltava riittävät taidot digiturvavaatimusten analysointiin toimittajan kriittisyydestä riippuen. Vastuuhenkilö myös huolehtii, että toimittaja nimittää omalta puoleltaan vastuuhenkilön varmistamaan sopimuksen noudattamisen.

Nimetty vastuuhenkilö seuraa toimittajan toimintaa ja palveluita aktiivisesti, jotta varmistetaan sopimusten tietoturvaehtojen noudattaminen ja tietoturvahäiriöiden asianmukainen hallinta.

Seurantaan sisältyvät seuraavat asiat:

• luvatun palvelutason tarkkailu
• toimittajan raporttien katselmointi ja seurantapalaverien järjestäminen
• riippumattomien auditointien säännöllinen järjestäminen
• auditoinneissa tunnistettujen ongelmien seuranta
• tietoturvahäiriöiden tarkempi selvittäminen ja niihin liittyvän dokumentaation katselmointi
• toimittajan tulevaisuuteen liittyvien suunnitelmien läpikäynti (palvelutason ylläpitämiseen liittyen)

Osallistaessaan alikäsittelijöitä mukaan tarjottuihin pilvipalveluihin liittyvien henkilötietojen käsittelyyn organisaatio varmistaa, että sopimuksissa on selkeästi määritelty alikäsittelijöiltä vaadittavat tekniset ja organisatoriset vähimmäisturvatoimenpiteet.

Organisaation on sisällyttänyt toiminnan jatkuvuuden edellyttämät palvelutasovaatimukset osaksi hankintavaatimuksia ja sopimuksia.

Etenkin kriittisten toimintojen kannalta välttämättömistä tietojenkäsittely-ympäristön osista (mm. näitä toimintoja tukevat tietojärjestelmät ja kumppanit) on tärkeää sopia tavalla, jolla taataan palvelujen riittävä saatavuus. Sopimuksiin voidaan sisällyttää vaatimuksia mm. yleisestä palvelutasosta (SLA) sekä ongelmatilanteista palautumisesta (RPO, RTO).

Organisaation on viestittävä toimittajille heidän roolinsa ja vastuunsa toimitusketjun tietoturvassa. On myös varmistettava, että toimittajat ymmärtävät heille kohdistetut tietoturvaohjeensa sekä mahdolliset muut tietoturvavastuut sopimusten mukaisesti.

Organisaatio listaa relevantit viranomaistoimijat, joihin on tärkeää pitää aktiivisesti yhteyttä sekä tarvittaessa saada yhteys nopeasti. Näitä viranomaisia ovat mm. kansallisia lakeja toimeenpanevat sekä valvontaa toteuttavat viranomaiset.

Relevantteihin viranomaisiin olisi määriteltävä selkeä yhteyshenkilö, joka toimii yhteyspisteenä organisaatioon.

Organisaation tulee ylläpitää aktiivisesti yhteyksiä cloud-toimialaan liittyviin sidosryhmiin ja muihin merkittäviin tekijöihin, jotka liittyvät organisaation toimintaan.

Vastuuhenkilö seuraa merkittäviä muutoksia toimittajan toiminnassa, jotka voivat vaikuttaa toimittajasuhteeseen ja palveluntarjontaan sekä vaatia täten muita toimenpiteitä. Seuraavat näkökohdat huomioidaan:

• suorat muutokset toimittajasopimuksiin
• palvelusisällön parannukset, uudet teknologiat tai uusien palvelujen kehittäminen
• toimintatapojen merkittävät muutokset (joko tietoturvaan tai muuhun toimintaan liittyen)
• tietojen fyysistä sijaintia koskevat muutokset
• toimittajaketjun / alihankintaprosessin muutokset

Käsittelysopimuksella sidotaan henkilötietoja käsittelevän kumppaniin tekemisiä. Etenkin tärkeiden kumppanien kanssa käsittelysopimuksen sisältöä on syytä analysoida tarkemmin, josta dokumentoidaan oma arvioinsa. Tärkeät kumppanit voivat olla meihin nähden joko henkilötietojen käsittelijöitä tai rekisterinpitäjiä.

Meille voi olla tärkeää esimerkiksi vastuuttaa tärkeää kumppania huolehtimaan salassapitovelvollisuuden varmistamisesta henkilöstölleen sekä rajoittaa toisten henkilötietojen käsittelijöiden (alihankinnan) käyttöä tietoihimme liittyen.

Toimittaja- ja kumppanisopimuksiin tulee sisällyttää vaatimuksia, jotka rajaavat suorasti asiakasympäristöihin vaikuttavia muutoksia.

Muutosten tulisi olla nimenomaisesti hyväksyttyjä sekä palveluntasosopimusten piiriin sisältyviä.

Organisaation tulee ylläpitää aktiivisesti yhteyksiä organisaation toimialaan liittyviin sidosryhmiin ja muihin merkittäviin tekijöihin, jotka liittyvät organisaation toimintaan ja turvallisuuteen.

Tavoitteena etenkin: 

• lisätä tietoa parhaista käytännöistä ja pysyä ajan tasalla olennaisesta turvallisuustiedosta
• varmistaa, että ymmärtämys tietoturvaympäristöstä on ajantasaista ja täydellistä

Organisaation tulee hankkia luottamuksellisuutta koskevia sitoumuksia:

• myyjiltä
• liikekumppaneilta

Lisäksi tulee hankkia yksityisyyssitoumuksia:

• myyjiltä
• liikekumppaneilta

sitoumuksien hankkimisen lisäksi organisaation tulee arvioida:

• myyjien ja liikekumppaneiden tietosuojasitoumusten noudattamista
• myyjien ja liikekumppaneiden luottamuksellisuussitoumusten noudattamista

Luo yhteys, ja kommunikoi, sidosrymien ja osallistujien kanssa jatkuvuussuunnitelman ja selviytymismenettelyjen aikana.