Organisaatiomme on määritellyt toimintatavat henkilöstön digiturvaosaamisen ylläpitämiseen. Näihin voi liittyä mm. seuraavia asioita:

• henkilöstölle on olemassa ohjeet, joilla kuvataan työrooliin liittyvät digiturvan yleiset säännöt
• henkilöstöä koulutetaan, jotta he pystyvät toimimaan turvallisesti, tietävät ohjeet ja kykenevät noudattamaan niitä
• henkilöstö osoittaa testien tai muun vastaavan avulla omaavansa turvallisen toiminnan vaatimat digiturvataidot ja -tiedot

Koulutus keskittyy kullekin työroolille oleellisimpiin digiturvateemoihin, mutta sisältää tarpeeksi usein myös kaikkia työntekijöitä koskevat "perusasiat":

• työntekijän henkilökohtainen vastuu (mm. päätelaitteista ja käsittelemästään tiedosta)
• kaikkia koskevat käytännöt (mm. tietoturvahäiriöiden raportointi)
• kaikkia koskevat säännöt (mm. puhdas työpöytä)
• organisaation tietoturvaroolit (keneen yhteyttä ongelmatilanteissa)

Kaikkien luottamuksellisia tietoja käsittelevien työntekijöiden olisi allekirjoitettava salassapito- tai vaitiolositoumus ennen luottamuksellisen tiedon käsittelyä.

Salassapitositoumuksen tulisi sisältää mm.:

• luottamuksellisen tiedon selkeä määrittely
• sitoumuksen oletettu kesto
• edellytetyt toimenpiteet, kun sitoumus puhdistetaan.
• allekirjoittaneiden vastuut ja toimenpiteet, jotta vältetään luvaton tiedon paljastaminen.
• tiedon, liikesalaisuuksien ja aineettoman omaisuuden omistajuus ja miten tämä liittyy luottamuksellisen tiedon suojaamiseen.
• luottamuksellisen tiedon sallittu käyttö ja allekirjoittaneen oikeudet käyttää tietoa
• oikeus tarkastaa ja valvoa toimintoja, joihin liittyy luottamuksellista tietoa.

Salassapitosopimuksien edellytyksiä ja tarpeita tarkistellaan ja päivitetään säännöllisin väliajoin.

Työsopimuksissa eritellään työntekijän ja organisaation vastuut tietoturvallisuudesta.

Sopimuksen tulisi sisältää mm.:

• työntekijän juridiset vastuut ja oikeudet, esim. tekijänoikeus- tai tietosuojalainsäädäntöön liittyvät vastuut
• työntekijän vastuu ohjeiden noudattamisesta mm. laitteiston ja tiedon käyttöön ja tietojen luokitteluun liittyen
• työntekijän tai vuokratyöntekijän vastuu muilta yrityksiltä tai muilta osapuolilta saadun tiedon käsittelyssä
• toimenpiteet, jos työntekijä tai vuokratyöntekijä rikkoo organisaation turvallisuusvaatimuksia
• työsuhteen päättymisen jälkeen jatkuvat velvollisuudet

Organisaation johto vastaa, että:

• organisaatiolla on ylimmän johdon hyväksymät turvallisuusperiaatteet, jotka kuvaavat organisaation tietoturvallisuustoimenpiteiden kytkeytymistä organisaation toimintaan
• turvallisuusperiaatteet ovat turvallisuusluokiteltujen tietojen suojaamisen kannalta kattavat ja tarkoituksenmukaiset
• turvallisuusperiaatteet ohjaavat tietoturvallisuustoimenpiteitä
• organisaatiossa on järjestetty riittävä valvonta turvallisuusluokiteltujen tietojen tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden ja ohjeiden noudattamisesta.

Työsopimuksessa olisi eroteltava tietoturvavastuut ja -velvollisuudet, jotka jäävät voimaan työsuhteen päättymisen. Työntekijää muistutetaan vielä näistä työsuhteen päättyessä, jotta noudattamista voidaan varmistaa.

Vähintään digiturvan kannalta tärkeisiin rooleihin hakeutuvien työnhakijoiden tausta olisi tarkastettava, huomioiden asianmukaiset lait ja määräykset.

Tarkastus voi sisältää mm.:

• suositusten tarkistuksen
• CV:n oikeellisuuden tarkistuksen
• koulutuksellisen pätevyyden varmistamisen
• henkilöllisyyden tarkistamisen riippumattomasta lähteestä
• muut yksityiskohtaisemmat tarkistukset (esim. luottotietojen, aiempien korvausvaatimusten tai rikosrekisterin tarkistus)

Taustatarkistus voi olla syytä ulottaa myös esimerkiksi täysin etänä työskenteleviin, urakoitsijoihin tai muihin kolmansiin osapuoliin. Taustatarkistuksen syvyyttä voidaan suhteuttaa tehtävän oikeuttavaan tietoluokkaan.

Organisaation henkilöstölleen järjestämistä digiturvakoulutuksista pidetään lokia. Lokin avulla voidaan osoittaa, millaisia täsmäpanostuksia organisaatio on tehnyt henkilöstön digiturvaosaamisen eteen.

Jokaisesta koulutuksesta voidaan kirjata ylös esimerkiksi:

• ajankohta
• koulutuksen aihepiirit ja kesto
• koulutuksen toteutustapa ja kouluttaja
• koulutukseen osallistuneet henkilöt

Työntekijät ovat ennen pääsyoikeuksien myötämistä luottamukselliseen tietoon tai tietojärjestelmiin:

• saaneet asianmukaisen opastuksen tietoturvavastuistaan (mm. ilmoitusvastuu ja vastuu omista päätelaitteista)
• saaneet asianmukaisen opastuksen omaan työrooliinsa liittyvistä tietoturvarooleistaan (mm. omaan työrooliin liittyvät digiturvasäännöt sekä tietojärjestelmät ja niiden hyväksyttävä käyttö)
• saaneet tiedot digiturvan yhteyshenkilöistä, joilta voi kysyä lisää