Organisaation on suunniteltava, kuinka potilaiden informointi Kanta-palveluista ja tietojen käytöstä tapahtuu ja on todennettavissa. Liittyvät käytännöt on koulutettava henkilöstölle.

Organisaation on varmistetta, että Kanta-palveluihin arkistoidaan ainoastaan sosiaali- ja terveydenhuollon rekistereihin kuuluvia potilas- ja asiakasasiakirjoja.

Organisaation henkilöstön on oltava tietoisia tietojenhakuun ja käsittelyyn liittyvästä seurannasta sekä väärinkäytösten seuraamuksista.

Organisaation on kuvattava, kuinka Kanta-palveluista haettujen asiakas- tai potilastietojen käyttöä seurataan. Tämä koskee erityisesti ns. hätätilahaun käyttöä, erityissuojattavien tietojen hakua ja käyttöä sekä ilman teknistä hoitosuhteen varmistusta (ns. erityinen syy) tehtyjä hakuja.

Organisaatiolla on oltava kuvaus toimintamallista, jonka mukaisesti se seuraa aktiivisesti Kanta-palveluiden käyttöä.

Osana toimintamallia on kuvattava, miten seurataan asiakirjojen arkistoitumista asianmukaisesti ja Kanta-palvelujen lähettämiä virheilmoituksia.