Digiturvamalli

Käsittelysopimusten inventaario ja dokumentointi

Henkikötietojen käsittelijät (esim. tietojärjestelmien toimittajat, muut henkilötietojen käsittelijät) sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset on kartoitettu. Dokumentaatio sisältää mm.:

  • Käsittelijän nimen ja sijainnin
  • Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitus
  • Sopimuksen statuksen

Tehtävään liittyvät Digiturvamallin ominaisuudet

Näytä vaatimustenmukaisuus raporttikirjaston avulla

Digiturvamalli sisältää raporttikirjaston, josta löytyvät omat raporttipohjat jokaiselle vaatimuskehikolle.

Olipa kuulijana oma johto, viranomainen, auditoija tai asiakas, saat tarvittavan raportin muodostettua yhdellä klikkauksella.

Lue lisää raportoinnista

Vastuuta tehtävät ja kuvaa oma toteutus

Tehtävälistat sisältävät digiturvan ydinasiat. Päätä, mitkä tehtävät teillä hoidetaan ja kuka vastaa. Näet vaaditut tehtävät suoraan valitun vaatimuskehikon perusteella, ja voit halutessasi täydentää listaa omilla.

Lue lisää tietoturvatehtävistä

Jakele ohjeet automaattisesti ja valvo lukemista

Kohdista ohjeet kaikilla tai vain relevanteille yksiköille. Saat ehdotuksia suoraan valitun vaatimuskehikon perusteella ja voit lisätä omat ohjeenne.

Työntekijöille ohjeet jaellaan Teams-botin kautta. Botti ei myöskään anna lukemisen unohtua.

Lue lisää tietoturvaohjeista

Dokumentoi esimerkkien ja älykkäiden pohjien avulla

Digiturvamalli sisältää älykkäät mallipohjat mm. järjestelmien, henkilötietojen ja riskien dokumentointiin. Et turhaan kirjoita tai piirrä, vaan klikkailet linkittäen tietoja, jolloin automaattinen raportointi mahdollistuu.

Lue lisää dokumentoinnista

Tehtävään liittyvät vaatimukset eri vaatimuskehikoista

Saman teeman muita tehtäviä

Klikkaa itsesi yksittäisen vaatimuksen näkymään nähdäksesi kaikki kohtaan liittyvät sisällöt.

Seloste käsittelytoimista -raportin laatiminen ja ylläpito

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Seloste käsittelytoimista on kirjallinen kuvaus organisaation tekemästä henkilötietojen käsittelystä. 

Selosteen laatiminen on pakollista, mikäli joku seuraavista toteutuu:

  • organisaatiossa on yli 250 työntekijää
  • henkilötietojen käsittely ei ole satunnaista
  • henkilötietojen käsittely aiheuttaa todennäköisesti riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille
  • käsiteltävät henkilötiedot sisältävät erityisiä tietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja

Seloste on pidettävä ajan tasalla. Se toimii myös ensimmäisen tason tapana arvioda käsittelyn lainmukaisuutta, joten se on pyydettäessä toimitettava valvontaviranomaiselle.

Digiturvamallissa "Seloste käsittelytoimista" on oma raporttinsa, joka muodostuu automaattisesti dokumentaatio-osioihin kerättyjen tietojen perusteella.

Henkilötietojen käyttötarkoitusten dokumentointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista ainoastaan, mikäli jokin tietosuoja-asetuksen määrittämistä oikeusperusteista toteutuu. Organisaation on pystyttävä viestimään käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste rekisteröidylle sekä tarvittaessa valvontaviranomaiselle.

Dokumentaation on sisällettävä vähintään:

  • käsittelyn oikeusperuste sekä tarvittavat lisätiedot
  • tahot, joille käsittelyä on ulkoistettu
  • liittyvät tietoaineistot

Suostumuksen edellytysten läpikäynti

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Mikäli organisaatiomme toteuttaa henkilötietojen käsittelyä, jossa oikeusperusteena on rekisteröidyltä saatu suostumus, meidän on varmistettava suostumuksen edellytysten täyttyminen. Lainmukaisen suostumuksen edellytyksiä ovat:

  • Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn
  • Suostumuksen antamista koskeva pyyntö on esitettävä selvästi erillään muista asioista helposti ymmärrettävässä muodossa
  • Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ja on saanut ohjeet tämän tekemiseen ennen suostumuksen antamista
  • Suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin sen antaminen

Tietosuojavastaava voi olla vastuussa suostumuksen edellytysten arvioinnista. Tärkeää on myös huomioida muuten, soveltuuko suostumus yleensäkin käsittelyn oikeusperusteeksi.

Henkilötiedon siirtojen dokumentointi ja perusteiden arviointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tietosuoja-asetus määrittelee edellytykset henkilötietojen lainmukaiselle siirtämiselle EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Organisaatio dokumentoi kaikki tietosiirrot ja niissä sovellettavat siirtoperusteet. Tietosiirtoja voi syntyä esimerkiksi tietojärjestelmän, tietoja käsittelevän kumppanin tai tietoluovutuksen vastaanottajan sijainnin perusteella.

Tasapainotestien toteuttaminen ja dokumentointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Yksi oikeusperusteista lainmukaiselle henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Se, milloin etu voidaan katsoa oikeutetuksi, saadaan selville niin kutsutulla tasapainotestillä, jotta rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen intressiä punnitaan rekisteröidyn intressejä ja perusoikeuksia vasten.

Kun käyttötarkoituksemme perustuu oikeutettuun etuun, dokumentoimme tasapainotestin toteuttamisen sekä sen tulokset, jotta voimme tarvittaessa osoittaa, että toimintamme on tietosuoja-asetuksen mukaista.

Tietoaineistojen säilytysaikojen määrittäminen ja arviointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Säilytyksen rajoittaminen on yksi henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Mikäli tietoaineiston säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä tulee huomioida esimerkiksi:

  • tietoaineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus
  • luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen
  • sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oikeusvaikutus
  • vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat
  • rikosoikeudelliset vanhentumisajat

Kuvaa oma prosessinne säilytysaikojen oikeellisuuden arvioimiseen.

Tietovarantojen listaus ja omistajien nimeäminen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Organisaation on ylläpidettävä listaa hallinnoimistaan tietovarannoista sekä nimetyistä omistajista. Omistaja vastaa varannon tietojen täydentämisestä sekä mahdollisista muista digiturvatoimenpiteistä, jotka liittyvät tiiviisti tietovarantoon.

Tietovarantoihin liittyvä dokumentaatio sisältää mm. seuraavia tietoja:

  • Tietovarantoon liittyvät vastuut
  • Tietojen käyttötarkoitukset (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
  • Tietoaineistot, joista tietovaranto muodostuu (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
  • Tietojen säännönmukaiset luovutukset (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
  • Tarvittaessa tieto tietovarannon sidoksesta toimintaprosesseihin

Vaikutustenarviointien tarpeellisuuden arviointi ja toteutus

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Vaikutustenarvioinnin tarkoituksena on auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja hallitsemaan henkilötietojen käsittelyyn sisältyviä riskejä. Vaikutustenarviointi on tehtävä, kun henkilötietojen käsittely todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin ihmisten oikeuksille ja vapauksille. Riskiä nostavat esimerkiksi uuden teknologian käyttö, arkaluontoisten henkilötietojen käsittely, henkilökohtaisiin ominaisuuksiin kohdistuva automatisointi tai käsittelyn laajamittaisuus yleisesti.

Tietosuojan vastuuhenkilöt arvioivat säännöllisesti organisaation henkilötietojen käsittelyä, erityisesti esimerkiksi tietovarantojen ja niihin liittyviä käyttötarkoituksia sekä käytettyjä tietojärjestelmiä, määritelläkseen vaikutustenarviointien tarpeellisuuden. Tietosuojan vastuuhenkilöt myös vastaavat vaikutustenarviointien toteuttamisesta ja dokumentoinnista.

Käsittelyn oikeusperusteiden säännöllinen arviointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tietosuoja-asetus määrittelee lainmukaiselle henkilötietojen käsittelylle kuusi pääasiallista oikeusperustetta. Lisäksi erityisiä henkilötietoja käsiteltäessä oikeusperusteita koskevat tarkemmat vaatimukset. Kunkin käyttötarkoituksen yhteydessä oikeusperuste on myös viestittävä rekisteröidyille. Kaikki oikeusperusteet eivät kuitenkaan sopeudu kaikkiin tilanteisiin ja tiettyjen oikeusperusteiden soveltaminen aiheuttaa rekisterinpitäjälle lisävaatimuksia.

Tietosuojavastaava auttaa kehittämään käsittelyn lainmukaisuutta arvioimalla eri käyttötarkoitusten oikeusperusteita yhteistyössä eri yksikköjen kanssa sekä tietosuojaviestinnän perusteella.

Tietosuojaan liittyvien ohjeistusten ja koulutuksen varmistaminen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tietosuojan vastuuhenkilö on muodostanut toimintaohjeet henkilötietoja käsittelevälle henkilöstölle. Lisäksi tietosuojan vastuuhenkilö on valmiina antamaan neuvoja rekisterinpitäjälle, henkilötietoja käsitteleville kumppaneille tai omalle henkilöstölle tietosuojaan liittyen tietosuoja-asetuksen tai muiden tietosuojavaatimusten noudattamiseen.

Lapsen henkilötietojen käsittely tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä suostumukseen perustuen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Mikäli organisaatiomme tarjoaa tietoyhteiskunnan palveluja suoraan lapselle, henkilötietojen käsittely on lainmukaista toteuttaa suostumukseen perustuen, jos lapsi on vähintään 16-vuotias.

Jos lapsi on alle 16 vuotta, tällainen käsittely on lainmukaista vain siinä tapauksessa ja siltä osin kuin lapsen vanhempainvastuunkantaja on antanut siihen suostumuksen tai valtuutuksen.

Organisaatiomme on määritellyt relevantit tilanteet sekä niihin sovellettavat toimintatavat, joilla varmistetaan suostumuksen kerääminen tarvittaessa lapsen vanhemmilta.

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tiedostamme, liittyykö henkilötietojen käsittelyyn rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä tietoja.

Mikäli käsittelemme rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, suoritamme käsittelyä joko viranomaisen valvonnassa tai käsittelyn on oltava sallittu unionin oikeudessa / jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa säädettyjen asianmukaisisten suojatoimien toteuttamisesta rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi huolehdimme.

Tietovarantojen omistajien nimeäminen

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Jokaiselle tietovarannolle nimetään omistaja. Omistaja on vastuussa tieto-omaisuuden elinkaaresta ja vastaa kyseiseen omaisuuteen liittyvien hallintatehtävien toteuttamisesta.

Omistajan tehtäviin kuuluu mm.:

  • varmistaa omaisuuden dokumentointi
  • varmistaa omaisuuden asianmukainen suojaus
  • varmistaa rekisterinpitoon liittyvien vastuiden toteutuminen (mm. informointi, tietopyyntöjen hallinta)
  • varmistaa tietojen asianmukainen käsittely, myös tietoja tuhottaessa

Omistaja voi delegoida osan tehtävistä eteenpäin, mutta vastuu säilyy omistajalla.

Säännöllinen, sisäinen tietosuojakäytäntöjen arviointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tietosuojan vastuuhenkilön tehtävänä on seurata, että tietosuoja-asetusta ja muita tietosuojavaatimuksia noudatetaan organisaation toiminnassa.

Vastuuhenkilön on arviointia tehdessään otettava asianmukaisesti huomioon käsittelytoimiin liittyvä riski sekä henkilötietojen käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset.

Tietosuojaan liittyvät käytännesäännöt ja sertifikaatit

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tietosuoja-asetus kannustaa ottamaan käyttöön erilaisia yleisiä käytännesääntöjä ja sertifiointimekanismeja, tietosuojasinettejä ja -merkkejä erityisesti Euroopan Unionin tasolla.

Näiden kaikkien ideana on osoittaa, että käsittelyssä noudatetaan hyvää tietojenkäsittelytapaa ja tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Euroopan tietosuojaneuvosto tulee kokoamaan kaikki saataville tulevat sertifiointimekanismit julkisesti nähtäville.

Henkilötietojen pseudonymisointi valituissa tilanteissa

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Henkilötietojen pseudonymisointi tarkoittaa tietojen käsittelemistä niin, että tietoja ei voida enää suoraan yhdistää tiettyyn rekisteröityyn käyttämättä lisätietoja.

Henkilötietojen anonymisointi valituissa tilanteissa

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Anonymisointi tarkoittaa henkilötietojen muokkaamista niin, että henkilöä ei enää voida tunnistaa niistä. Tietoja voidaan esimerkiksi karkeistaa yleiselle tasolle tai niistä voidaan poistaa yksittäistä henkilöä koskevat tiedot. Anonymisoinnissa tunnistaminen estyy peruuttamattomasti, toisin kuin pseudonymisoinnissa, jossa tiedot voidaan palauttaa lisätietojen avulla alkuperäiseen muotoon.

Säännöllinen ulkopuolinen tietosuojakäytäntöjen auditointi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Organisaatiossa suoritetaan säännöllisesti tietosuoja-auditointia. Auditoinnin avulla tunnistetaan esimerkiksi henkilötietojen käsittelyprosesseihin sekä henkilötietojen käsittelijöihin liittyviä puutteita ja kehitystarpeita.

Tietotilinpäätösprosessi

Dokumentoi

Ohjeista

Luo menettely

Vastuuta toteutus

Tietotilinpäätös on organisaatoin laatima, melko ylätasoinen vapaaehtoinen raportti, joka antaa kokonaiskuvan organisaation henkilötietojen käsittelyn nykytilasta. Raportti on tarkoitettu johdon työkaluksi ja lisäämään sidosryhmien luottamusta siihen, että organisaatio noudattaa hyvää sääntelyn mukaista tietojenkäsittelytapaa henkilötietojen käsittelyssä.

Oletko valmis aloittamaan?

Aloita kokeilu tai varaa demo.