Henkilön työsuhteen käynnistyessä hänelle huolehditaan kerralla käyttöoikeus kaikkien rooliinsa liittyvien tietojärjestelmien käyttöön.
Organisaatiomme on määritellyt toimintatavat, joiden avulla koordinoidaan työsuhteen päättymishetkellä mm.:
Organisaatio on muodostanut ohjeistukset, joilla varmistetaan turvallisuutta eri työsuhteen elinkaaren vaiheissa. Ohjeistuksia koulutetaan ja valvotaan tarvittavien henkilöstöryhmien parissa (esim. esihenkilöt).
Menettelyohjeet voidaan kohdistaa työsuhteen eri elinkaaren vaiheisiin. Eri ohjeistuksia voivat olla esimerkiksi:
Vähintään digiturvan kannalta tärkeisiin rooleihin hakeutuvien työnhakijoiden tausta olisi tarkastettava, huomioiden asianmukaiset lait ja määräykset.
Tarkastus voi sisältää mm.:
Taustatarkistus voi olla syytä ulottaa myös esimerkiksi täysin etänä työskenteleviin, urakoitsijoihin tai muihin kolmansiin osapuoliin. Taustatarkistuksen syvyyttä voidaan suhteuttaa tehtävän oikeuttavaan tietoluokkaan.
Kaikissa työsuhteen muutostilanteissa pääsyoikeudet olisi katselmoitava yhteistyössä suojattavan omaisuuden omistajien kanssa, ja myönnettävä henkilölle kokonaan uudelleen, kun henkilön työsuhteessa tapahtuu merkittävä muutos. Muutos voi olla ylennys tai roolin vaihtaminen (esim. yksiköstä toiseen siirtyminen).
Työsopimuksessa olisi eroteltava tietoturvavastuut ja -velvollisuudet, jotka jäävät voimaan työsuhteen päättymisen. Työntekijää muistutetaan vielä näistä työsuhteen päättyessä, jotta noudattamista voidaan varmistaa.
Organisaatio arvioi turvallisuusselvityksen tarpeen ja mikäli sellaista edellytetään, toteuttaa turvallisuusselvityksen myöntää henkilöille pääsyn suojattaviin kohteisiin vasta turvallisuusselvityksen jälkeen.
Turvallisuusselvityksen laajuus riippuu ihmisen työtehtävästä ja tarvittavista oikeuksista esimerkiksi salassa pidettävän tiedon käsittelyyn. Selvityksen laajuus ratkaisee, mitä tietolähteitä selvityksen tekemisessä käytetään. Henkilöä itseään voidaan tarvittaessa haastatella.
Mikäli henkilön työsuhde on päättymässä tai merkittävästi muuttumassa, käyttöoikeuksien vähentämistä suojattavaan omaisuuteen on harkittava riippuen seuraavista asioista:
Työsuhteen irtisanomisaikana organisaation olisi valvottava, ettei irtisanottu työntekijä esimerkiksi kopioi tärkeää tietoa (esim. aineetonta omaisuutta) luvattomasti.