Prosessi luottamuksellista tietoa sisältävien siirrettävien tietovälineiden turvalliseen hävittämiseen

Siirrettäviä tietovälineitä ovat mm. flash-muistit, SD-muistit, siirrettävät tallennusasemat, USB-tikut ja DVD-levyt.

Organisaatio on määritelly, minkä siirrettävien tietovälineiden käyttö on sallittua.

TL III

• Kansainvälisten turvallisuusluokan III (CONFIDENTIAL) tietojen osalta, kirjaajan on allekirjoitettava tuhoamistodistus, joka tallennetaan kirjaamoon/rekisteröintipisteeseen. Kirjaustiedot on päivitettävä vastaavasti. Kirjaamon/rekisteröintipisteen on säilytettävä tuhoamistodistukset vähintään viiden vuoden ajan.

TL II

• Kansainvälisten turvallisuusluokan II (SECRET) tietojen tuhoaminen on suoritettava todistajan läsnä ollessa. Todistajalla on oltava vähintään tuhottavan tiedon turvallisuusluokkaa vastaava turvallisuusselvitys.

Kannettavia tallennuslaitteita voivat olla esimerkiksi optiset levyt, DVD-/Bluray-levyt, flash-kortit, USB-tikut, SSD-levyt ja muut ulkoiset kiintolevyt.

Kannettavia tallennuslaitteita ja fyysisiä tietovälineitä, jotka eivät salli tietojen salausta, ei tule käyttää, ellei se ole väistämätöntä.

Kaikki salaamattomien tallennusvälineiden ja laitteiden käyttö tulee dokumentoida selvästi.

• Tiedot tulee kuljettaa tietojen riittävän suojaamisen huomioivia, organisaation ohjeita noudattaen.
• Tiedot on pakattava niin, että ne on suojattu luvattomalta ilmitulolta.
• Tietoja saa kuljettaa turvallisuusalueiden ulkopuolelle suojaamalla sähköiset tietovälineet riittävän turvallisella salauksella.
• Salaamattomia tietoja voidaan kuljettaa postipalvelujen välityksellä.

Turvallisuusluokan III tai sitä korkeamman luokan tiedon vastaanottaminen ja lähettäminen tulee kirjata.

Turvallisuusluokan III tietojen ja niitä korkeamman tason tietojen käsittely kirjataan sähköiseen lokiin, tietojärjestelmään, asianhallintajärjestelmään, asiarekisteriin tai tietoon (esimerkiksi dokumentin osaksi).

Organisaation on huomioitava henkilöstön salassapidettävien tietojen turvallisen tuhoamisen prosesseissa. Organisaation tulee järjestää henkilöstölle yksikäsitteinen tapa tietojen tuhoamiseen ja ohjeistaa relevanttia henkilöstöä tämän tavan käyttämisessä.

Turvallisuusluokan IV tietoa kuljetettaessa tarvittava tietoturvataso voidaan saavuttaa toteuttamalla seuraavat toimenpiteet:

• Tieto pakataan suljettavaan kirjekuoreen tai vastaavaan. Pakkauksen ulkokuoressa ei saa olla merkintää turvallisuusluokasta eikä pakkaus saa ulkoisesti muuten paljastaa sen sisältävän turvallisuusluokiteltua tietoa (kirjekuoren tai vastaavan on oltava läpinäkymätön).
• Tieto toimitetaan kotimaassa tavallisena postina, kirjattuna kirjeenä tai ko. turvallisuusluokalle hyväksytyn menettelyn mukaisesti. Ulkomaille toimitus postin välityksellä vain viranomaisen erillishyväksyntään pohjautuen.
• Organisaation sisäiseen postin käsittelyketjuun kuuluu vain hyväksyttyä henkilöstöä.
• Organisaatiossa on tunnistettu vaatimukset ja toteutettu menettelyt erityissuojattavien tietojen (esimerkiksi salausavaimet) välittämiseksi.

Turvallisuusluokan II-III salaamaton tieto on kuljettamista varten pakattava asianmukaisesti sekä kuljetettava se jatkuvan valvonnan alaisuudessa vastaanottajalle. Mainitun tiedon saa kuljettaa vastaanottajalle myös muulla turvallisella tavalla, jolla tiedon luottamuksellisuus ja eheys varmistetaan kyseiselle turvallisuusluokalle riittävällä tavalla.

Turvallisuusluokan III tietoa kuljetettaessa tarvittava tietoturvataso voidaan saavuttaa toteuttamalla aiempien turvallisuusluokkien toimien lisäksi seuraavat toimenpiteet:

• Tieto pakataan suljettavaan kaksinkertaiseen kirjekuoreen tai vastaavaan. Pakkauksen ulkokuoressa ei saa olla merkintää turvallisuusluokasta eikä pakkaus saa ulkoisesti muuten paljastaa sen sisältävän turvallisuusluokiteltua tietoa (kirjekuorien tai vastaavien on oltava läpinäkymättömiä).
• Tieto toimitetaan ko. turvallisuusluokiteltuun tietoon oikeutetun organisaation henkilön toimesta jatkuvan valvonnan alaisuudessa vastaanottajalle. Vaihtoehtoisesti toimitus ko. turvallisuusluokalle hyväksytyn menettelyn mukaisesti.
• Organisaation sisäiseen postin käsittelyketjuun kuuluu vain hyväksyttyä turvallisuusselvitettyä henkilöstöä.

Turvallisuusluokan II tietoa kuljetettaessa tarvittava tietoturvataso voidaan saavuttaa toteuttamalla aiempien turvallisuusluokkien toimien lisäksi seuraavat toimenpiteet:

• Tieto pakataan suljettavaan kaksinkertaiseen kirjekuoreen tai vastaavaan.
• Pakkauksen ulkokuoressa ei saa olla merkintää turvallisuusluokasta eikä pakkaus saa ulkoisesti muuten paljastaa sen sisältävän turvallisuusluokiteltua tietoa (kirjekuorien tai vastaavien on oltava läpinäkymättömiä).
• Sisäkuoren on oltava sinetöity.
• Vastaanottaja on ohjeistettava tarkistamaan sinetöinnin eheys ja ilmoitettava välittömästi, mikäli eheyden vaarantumista epäillään

Tuhoaminen ylikirjoittamalla

Tuhottaessa turvallisuusluokiteltua materiaalia ylikirjoittamalla, suositellaan noudatettavaksi Kyberturvallisuuskeskuksen ohjeen "Kiintolevyjen elinkaaren hallinta" mukaisia vaatimuksia ylikirjoitukselle sekä muistivälineiden uusiokäytölle.

Tuhoaminen silppuamalla

Tuhottaessa turvallisuusluokiteltua materiaalia silppuamalla, noudatetaan suosituksen "VM 2021:5 Suositus turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä" mukaisia vaatimuksia kyseisen turvallisuusluokan aineiston silppukoolle.

Tiedon tuhoamisen saa suorittaa vain henkilö, jonka viranomainen on tähän tehtävään määrännyt. Valmisteluvaiheen versiot voi tuhota ne laatinut henkilö.

Turvallisuusluokan I sähköisessä muodossa olevan tiedon tuhoamisessa voidaan hyödyntää "VM 2021:5 Suositus turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä" koottuja turvallisuusluokan II silppukokoja, mikäli suojausta täydennetään viranomaisen hyväksymillä menettelyillä. Tällaisia menettelyihin sisältyvät tyypillisesti muun muassa silpun jatkokäsittely valvotusti polttamalla tai sulattamalla.

Siirrettäviä tietovälineitä on säilytettävä kassakaapissa, muussa lukollisessa kaapissa tai muussa turvallisessa huonekalussa. Niitä ei saa olla lojumassa ympäri toimistoa.

Tarpeettomat tietovälineet olisi hävitettävä turvallisella, toimialalla yleisesti hyväksytyllä, tavalla (esimerkiksi polttamalla, silppuamalla tai pyyhkimällä) muodollisten menettelyjen mukaisesti. Turvallista hävittämistä edellyttävät tietovälineet on merkitty selkeästi.

Prosessin mukaisesti hävitettyjen tietojen ei tule olla palautettavissa edes rikosteknisin keinoin.

Kun tietoja lähetetään esim. posti-, lähetti- tai kuljetuspalvelujen kautta, paperidokumentit tai tietovälineet voivat kuljettamisen aikana altistua luvattomalle käytölle, väärinkäytölle tai vääristymiselle.

Kuljetusten turvaamiseksi organisaatio on määritellyt toimintatavat:

• luotettavien kuljetuspalvelujen valintaan ja dokumentointiin
• kuljetushenkilöstön henkilöllisyyden tarkistamiseen
• turvallisen pakkaamisen varmistamiseen
• toteutettujen kuljetusten dokumentointiin

Siirrettävien tietovälineiden ollessa tärkeässä osassa organisaation toiminnassa, ollaan määritelty tarkempia sääntöjä siirrettävien tietovälineiden ja niiden sisältämän tiedon turvaamiselle.

• siirrettäessä uudelleen käytettävä tietoväline organisaation ulkopuolelle, sen sisällön palauttaminen tehdään mahdottomaksi, jos sisältöä ei enää tarvita
• tietovälineiden siirtämiseen organisaatiosta on hankittava lupa ja kaikista siirroista pideätän kirjaa
• siirrettäviä tietovälineitä suojataan salauksella, kun tiedon luottamuksellisuus ja eheys on tärkeää
• edelleen tarvittava tieto siirretään säännöllisesti eteenpäin käyttämättömään tietovälineeseen, jottei tietoväline rappeudu ja tieto muutu lukukelvottomaksi tietovälineen ennen tätä
• arvokkaasta tiedosta varastoidaan useampia kopioita eri tietovälineille yhtäaikaisen tiedon vahingoittumisen tai katoamisen riskin pienentämiseksi