Organisaatio on muodostanut henkilöstölle toimintaohjeet, joilla määritellään eri viestintäpalvelujen hyväksyttävä käyttö ja joiden avulla pyritään estämään luottamuksellisen tiedon paljastaminen esimerkiksi tietojenkalastelijalle tai muille ulkopuolisille.

Verkkoselaimen valinta ja ajantasaisuus vaikuttavat suuresti mm. verkkopalvelujen käyttökokemukseen, toimintaan sekä selailun turvallisuuteen. Kun koko organisaatio käyttää samaa verkkoselainta, ohjeistaminen on helpompaa ja tietoturvallisuus parantuu.

IT on valinnut käytettävän selaimen, valvoo henkilöstön käyttävän oikeaa ja ajantasaista selainta sekä tukee henkilöstöä sen hyödyntämisessä.

SPF, DKIM ja DMARC ovat teknologioita, jotka estävät väärennettyjen sähköpostien lähettämistä ja tietojen kalastelua.

DMARC toimii yhteen SPF:n ja DKIM:n kanssa. Sen avulla määritetään vastaanottavalle sähköpostipalvelimelle, kuinka toimia viestin kanssa, jotka eivät läpäise SPF- tai DKIM-tarkistuksia.

SPF, DKIM ja DMARC ovat teknologioita, jotka estävät väärennettyjen sähköpostien lähettämistä ja tietojen kalastelua.

DKIM lisää digitaalisen allekirjoituksen lähtevän sähköpostin ylätunnisteeseen. Lähtevän sähköpostin ylätunniste salataan yksityisellä avaimella ja julkinen avain lisätään verkkotunnuksen DNS-tietoihin, jotta vastaanottava palvelin voi purkaa tiedot. Avaimen avulla siis varmistetaan, että viestit todella tulevat omasta verkkotunnuksestanne eivätkä teitä esittävältä lähettäjältä.

SPF, DKIM ja DMARC ovat teknologioita, jotka estävät väärennettyjen sähköpostien lähettämistä ja tietojen kalastelua.

SPF:n käyttö auttaa vahvistamaan verkkotunnuksestanne lähetettyjen sähköpostien aitouden. SPF lisätään TXT-merkintänä verkkotunnuksenne DNS-tietoihin kertomaan, mitkä sähköpostipalvelimet saavat lähettää sähköpostia verkkotunnuksenne puolesta. Vastaanottava sähköpostipalvelin viittää tähän merkintään päätellessään, tuleeko sähköposti oikealta taholta.

Sähköpostilaatikkojen audit logeilla on mahdollista seurata esimerkiksi kirjautumisia ja muita toimenpiteitä sähköpostin sisällä.

Yleensä tämä ominaisuus ei oletuksena ole päällä, ja työntekijöiden yksityisyyden vuoksi on tärkeää valita valvottavat toimenpiteet tarkasti.

Anti-phishing käytännöt voivat auttaa organisaatiota estämään matkimiseen pohjautuvaa tietojenkalastelua. Etenkin kohdistetut "spear phishing" -hyökkäykset ovat usein niin taitavasti toteutettuja, että tietoisenkin työntekijän on vaikea tunnistaa huijaus.

Esimerkiksi Microsoft 365 -ympäristön ATP-laajennuksella voidaan asettaa henkilönä toimitusjohtajaamme esittävät tai lähettäjän verkkotunnuksena omaa verkkotunnustamme esittävät sähköpostiviestit karanteeniin ja välittää ne samalla eteenpäin tietoturvan vastuuhenkilölle.

Mikäli huijari saa pääsyn käyttäjän sähköpostilaatikkoon, hän voi käyttää auto-forward -toimintoa viestinnän seuraamiseen ja luottamuksellisen tiedon varastamiseen. Myös omat työntekijät voivat tehdä keksiliäitä uudelleenlähetyssääntöjä, jotka voivat johtaa tietojen vuotamiseen tai katoamiseen.

Tämän voi estää esimerkiksi Microsoft 365 -ympäristössä luomalla "mail flow" -säännön.

Kun sähköpostilaatikkojen tarkastusloki on otettu käyttöön, tapahtumat tulee tallentaa halutuksi ajaksi valittuun paikkaan. Tämä voi olla esimerkiksi "Audit log search" Microsoft 365 -ympäristössä tai erillinen SIEM-järjestelmä. Lisäksi täytyy päättää suoritettavista valvontatoimista.

DLP-järjestelmällä pyritään estämään sensitiivisten tietojen häviämistä tai vuotamista. Järjestelmän avulla voidaan estää ei-haluttuja toimia valvomalla, havaitsemalla ja estämällä sensitiivisen datan käsittely ilman haluttujen ehtojen täyttymistä. Estämistä voidaan tehdä käytön aikana (in-use, päätelaitteiden toimenpiteet), liikkeessä (in-transit, verkkoliikenne) tai tallennuspaikoissa (at-rest).

Sähköpostivalvonnan avulla voidaan mm. tunnistaa sähköpostiliikenteessä ja järjestelmässä liikkuvia, rakenteettomia mutta arvokkaita tai sensiviitisiä henkilötietoja tai muita tietoja.