Organisaation on ylläpidettävä listaa käytetyistä tietojärjestelmistä sekä tietojärjestelmille nimetyistä omistajista. Omistaja vastaa järjestelmän tietojen täydentämisestä sekä mahdollisista muista tietoturvatoimenpiteistä, jotka liittyvät tiiviisti järjestelmään.

Järjestelmiin liittyvä dokumentaatio sisältää mm. seuraavia tietoja:

• Järjestelmään liittyvät vastuut ja sen käyttötarkoitus
• Järjestelmän tietojen sijainti (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
• Kuvaus järjestelmän ylläpito- ja kehitysvastuista sekä tähän mahdollisesti liittyvät toimittajat (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
• Tarvittaessa tietojärjestelmän pääsyoikeusroolit ja tunnistautumistavat (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
• Tarvittaessa liittymät muihin järjestelmiin (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)

Joskus yllättävä tapahtuma, kuten tulipalo, tulva tai laiterikko, voi aiheuttaa toiminnan keskeytyksen. Jotta toimintaa pystyttäisiin jatkamaan mahdollisimman pian ja sujuvasti, tehdään jatkuvuussuunnittelua, eli suunnitellaan etukäteen toiminta poikkeustilanteiden varalle.

Jokaiseen jatkuvuussuunnitelmaan sisältyvät vähintään seuraavat tiedot:

• Tapahtuma, jonka varalle suunnitelma on tehty
• Tavoiteaika palautumiselle
• Vastuuhenkilöt sekä liittyvät sidosryhmät ja yhteystiedot
• Suunnitellut välittömät toimet
• Suunnitellut toipumisen askeleet

Kuvaamme tietojärjestelmälistauksen yhteydessä, minkä järjestelmien suhteen vastuu varmuuskopioinnin toteutuksesta on itsellämme. Organisaation omalla vastuulla olevat varmuuskopiointiprosessit on dokumentoitu ja jokaiselle on määritelty omistaja. Dokumentaatio sisältää mm.:

• millä järjestelmällä ja kuinka usein varmuuskopiot toteutetaan?
• kuinka varmuuskopiot suojataan (salaus, fyysinen sijainti)?
• kuinka pitkään varmuuskopiot säilytetään?

Organisaation on luotava häiriöön vastaamissuunnitelma kriittisiin tietojärjestelmiin tapahtuvia tietoturvahäiriöitä varten. Vastaamissuunnitelmia tulee myös testata tarvittavien organisaation elementtien toimesta. Suunnitelmassa tulisi ottaa huomioon ainakin:

• Tietojärjestelmän toiminnan tarkoitus ja sen katkeamista varten tarvittavat varautumistoimet
• Palautussuunnitelmat, tavoitteet ja palautuskohteiden priorisointijärjestys
• Vastaussuunnitelmien toteuttamisen roolitus ja rooleihin määrättyjen henkilöiden yhteystiedot
• Normaalin toiminnan jatkuminen tietojärjestelmien tilasta riippumatta.
• Vastaussuunnitelmien jakelu, hyväksyminen ja tarkastaminen

Lisäksi suunnitelman tulisi ainakin:

• Luoda etenemissuunnitelma häiriöiden hallintakyvyn kehittämistä varten
• Kuvata häiriönhallintakyvyn rakenne ja organisaatio
• Antaa mittarit häiriönhallintakyvyn mittaamiseksi

Ylimmän johdon on varmistettava selkeät vastuualueet/valtuudet ainakin seuraavissa asioissa:

• kuka on ensisijaisesti vastuussa siitä, että tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä on tietoturvavaatimusten mukainen.
• ketkä toimivat ISMS:n teemojen omistajina, jotka vastaavat tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän pääteemoista.
• kenellä on vastuu ja valtuudet raportoida ylimmälle johdolle tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän toimivuudesta.
• kenellä on valtuudet suorittaa sisäisiä tarkastuksia

ISMS-teemojen omistajat esitellään johtamisjärjestelmän työpöydällä ja tietoturvapoliitiikan raportissa.

Lisäksi ylimmän johdon on varmistettava, että kaikki tietoturvan kannalta merkitykselliset roolit sekä niihin liittyvät vastuut ja valtuudet määritellään ja niistä tiedotetaan. On myös tärkeää tunnistaa ulkoisten kumppaneiden ja palveluntarjoajien roolit ja vastuut.

Organisaation tulee luoda kattava kriisinhallintajärjestelmä ja ylläpidettävä sitä. Tähän kuuluu menetelmien käyttöönotto mahdollisten kriisitilanteiden havaitsemiseksi tunnistamalla yleiset indikaattorit ja erityiset ennakoitavat kriisit sekä selkeät menettelyt kriisinhallinnan käynnistämiseksi ja eskaloimiseksi tarvittaessa. On määriteltävä strategiset tavoitteet ja painopisteet, joissa keskitytään esimerkiksi eettisiin näkökohtiin:

• ihmishenkien ja terveyden suojelu
• keskeisimpien liiketoimintaprosessien turvaaminen
• asianmukaisen tietoturvan varmistaminen

kriisinhallintaryhmän muodostus, johon kuuluu edustajia kaikista tärkeimmistä organisaation toiminnoista ja jossa on määritellyt rakenteet, roolit, toimivaltuudet, odotukset, valtuudet ja päätöksentekomenettelyt.

On kehitettävä ja hyväksyttävä kriisinhallintapolitiikat ja -menettelyt, jotka kattavat poikkeukselliset valtuudet ja päätöksentekoprosessit, viestintämenetelmät, hätätilanteiden toimintamenettelyt sekä raportoinnin, tiedonkeruun ja päätöksenteon organisaatiorakenteet.

Koko kriisinhallintasuunnitelmaa olisi tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti, jotta varmistetaan sen jatkuva tehokkuus ja asianmukaisuus.

Organisaatio kehittää säännöllisesti jatkuvuussuunnitelmiaan analysoimalla suunnitelmien testaamista, harjoittelua ja niiden toteutunutta käyttöä tositilanteissa.