Organisaation on Asiakastietolain 41 §:n mukaisesti ilmoitettava tietojärjestelmän tuottajalle, mikäli järjestelmässä ilmenee poikkeama järjestelmien olennaisista vaatimuksista. Poikkeamia on kuvattu THL:n määräyksen 5/2021 luvussa 10.4

Tietojärjestelmien merkittävistä poikkeamista on ilmoitettava Valviralle, erityisesti tilanteissa, joissa poikkeama voi aiheuttaa merkittävän riskin asiakas- tai potilasturvallisuudelle tai tietoturvalle. Merkittävien poikkeamien korjaamiseksi on ryhdyttävä korjaaviin toimenpiteisiin.

Tiedonhallintayksikön on suoritettava olennaiset riskiarvioinnit sen tietoaineistojen käsittelyn, tietojärjestelmien hyödyntämisen ja toiminnan jatkuvuuden suhteen. Riskiarvioinnin perusteella tiedonhallintayksikön on:

a) Laadittava valmiussuunnitelmat ja etukäteisvalmistelut häiriötilanteiden varalle.

b) Suoritettava muut tarvittavat toimenpiteet, jotta tietoaineistojen käsittely, tietojärjestelmien hyödyntäminen ja niihin perustuva toiminta voivat jatkua mahdollisimman häiriöttömästi normaaliolojen häiriötilanteissa sekä valmiuslaissa (1552/2011) tarkoitetuissa poikkeusoloissa.

Joskus yllättävä tapahtuma, kuten tulipalo, tulva tai laiterikko, voi aiheuttaa toiminnan keskeytyksen. Jotta toimintaa pystyttäisiin jatkamaan mahdollisimman pian ja sujuvasti, tehdään jatkuvuussuunnittelua, eli suunnitellaan etukäteen toiminta poikkeustilanteiden varalle.

Jokaiseen jatkuvuussuunnitelmaan sisältyvät vähintään seuraavat tiedot:

• Tapahtuma, jonka varalle suunnitelma on tehty
• Tavoiteaika palautumiselle
• Vastuuhenkilöt sekä liittyvät sidosryhmät ja yhteystiedot
• Suunnitellut välittömät toimet
• Suunnitellut toipumisen askeleet

Organisaation on osana sen kyber-riskienhallintakehystä ylläpidettävä ja tarkistettava digitaalista häiriönsietokyvyn testausohjelmaa. Sen on autettava organisaatiota arvioimaan niiden valmiutta:

• käsitellä ICT:hen liittyviä häiriöitä
• tunnistaa heikkoudet, puutteet ja aukot digitaalisessa häiriönsietokyvyssä
• suorittaa korjaustoimenpiteitä

Testausohjelma:

• tulee sisältää erilaisia arviointeja, testejä ja työkaluja testauksen oikeellisuuden varmistamiseksi.
• tulee suorittaa riskiperusteisesti tunnistaakseen ICT:hen liittyvien riskien kehittyvän maiseman.
• tulee suorittaa riippumattomien osapuolten, ulkoisten tai sisäisten, toimesta varmistamalla riittävät resurssit ja välttämällä eturistiriitoja

Organisaatiolla on oltava prosesseja priorisoida, luokitella ja korjata testausohjelman paljastamat ongelmat.

Osana ohjelmaa organisaation on varmistettava, että kaikki tukevat kriittiset tai tärkeät ICT-järjestelmät ja sovellukset testataan vuosittain.

Organisaatiolla on oltava prosessi tarvittavien tarkastusten suorittamiseksi varmistaakseen tietojen eheyden säilymisen ICT-häiriöstä toivuttaessa.

Tarkastus tulisi tehdä myös silloin, kun tietoja rekonstruoidaan ulkopuolisilta sidosryhmiltä sen varmistamiseksi, että tiedot ovat johdonmukaisia ja oikeita järjestelmien välillä.

Järjestelmien luotettavuuden varmistamiseksi tulisi olla tehtynä seuraavia toimenpiteitä:

• Kahdennukset järjestelmistä
• Suunniteltuja tilapäisratkaisuja ongelmatilanteiden varalle
• Varaosia saatavilla
• Erityiskomponenttien avulla
• Aktiivisella valvonnalla
• Aktiivisilla huoltotoimilla

Tietojärjestelmien, laitteiden ja verkkojen huoltaminen, päivittäminen ja mahdollinen uusiminen tulee suunnitella tarvittavien komponentti- ja ohjelmistopäivitysten toteuttamiseksi ennen mahdollisia vikoja. Komponenttien kriittisyyttä tarkastellessa tulee ottaa huomioon asiakas- ja potilasturvallisuuden näkökulma.

Organisaation on dokumentoitava ennalta toimintatavat tietoturvahäiriöihin reagointiin, joiden avulla varmistetaan liittyvien osastojen, asiakkaiden ja muiden kriittisten kumppanien toiminta tietoturvahäiriötilanteissa.

Organisaation on testattava ja päivitettävä tietoturvahäiriöön reagointia sunnitelluin väliajoin tai merkittävien muutoksien jälkeen. Kriittisille osille organisaation toimintaa suunnitelmia tulisi testata vähintään vuosittain. Testauksen tulokset tulee dokumentoida ja kommunikoida, suunnitelman parantamiseksi.

Organisaation on luotava häiriöön vastaamissuunnitelma kriittisiin tietojärjestelmiin tapahtuvia tietoturvahäiriöitä varten. Vastaamissuunnitelmia tulee myös testata tarvittavien organisaation elementtien toimesta. Suunnitelmassa tulisi ottaa huomioon ainakin:

• Tietojärjestelmän toiminnan tarkoitus ja sen katkeamista varten tarvittavat varautumistoimet
• Palautussuunnitelmat, tavoitteet ja palautuskohteiden priorisointijärjestys
• Vastaussuunnitelmien toteuttamisen roolitus ja rooleihin määrättyjen henkilöiden yhteystiedot
• Normaalin toiminnan jatkuminen tietojärjestelmien tilasta riippumatta.
• Vastaussuunnitelmien jakelu, hyväksyminen ja tarkastaminen

Lisäksi suunnitelman tulisi ainakin:

• Luoda etenemissuunnitelma häiriöiden hallintakyvyn kehittämistä varten
• Kuvata häiriönhallintakyvyn rakenne ja organisaatio
• Antaa mittarit häiriönhallintakyvyn mittaamiseksi

Häiriötilanteessa viestintää sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa täytyy toteuttaa häiriöön vastaamissuunnitelman mukaisesti.

Häiriötilanteessa vastaamissuunnitelman toteutus sidosryhmien kanssa on toteutettava suunnitelman määrittelemällä tavalla.

Palvelua hankittaessa tulee huomioida, että palvelua voi olla hankala kotiuttaa ja toimittajalukkoon jäänyttä palvelua vaikea siirtää toiselle palveluntarjoajalle. Erityisesti vaatimus tulee huomioida hankittaessa pilvipalveluita.

Jatkuvuussuunnitelmissa on huomioitu yhtenä erityistä tarkkuutta vaativana näkökulmana palveluiden kotiuttamiset ja siirrot toiselle palveluntarjoajalle.

Organisaatio on tunnistanut toimintansa jatkuvuuden kannalta kriittiset työtehtävät. Kriittisten tehtävien jatkamiseksi on suunniteltu ja valmisteltu erityistilanteiden vaihtoehtoiset toimintatavat ja henkilöstön saatavuus ja varajärjestelyt.

Jatkuussuunnitelmien toteuttamista varten on nimetty suunnitelmien omistajat, heille varahenkilöt sekä tarkennettu suunnitelman toteuttamiseen tarvittavat muut henkilöt. Lisäksi heidän kykynsä hoitaa tehtävät normaalitilanteissa on varmistettu.

Palvelujen riippuvuus muista palveluista ja toisista toimijoista on otettu huomioon koko tietojenkäsittely-ympäristön ja sen vikasietoisuuden suunnittelussa.

ICT:ltä vaaditut jatkuvuusvaatimukset muodustuvat organisaation tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen liittyville ydinprosesseille muodostettujen jatkuvuussuunnitelmien ja niihin sisältyvien palautusmisaikatavoitteiden kautta.

Organisaation on tunnistettava, millaiset palautumisajat ja palautumispisteet eri ICT-palvelujen on pystyttävä saavuttamaan huomioiden liittyville prosesseille määritellyt palautumistavoitteet, ja varmistettava kyky näiden saavuttamiseen.

Suunnittelussa on huomioitava etenkin:

• vastuut on määritetty ICT-palvelujen häiriöihin valmistautumiseen, hallintaan sekä vastaamiseen
• erityisesti ICT-palveluihin liittyvät jatkuvuussuunnitelmat on luotu, hyväksytty ja niitä testataan säännöllisesti
• jatkuvuussuunnitelmat sisältävät tiedon suorituskykyvaatimuksista, palautumisaikavaatimuksen sekä palautumistoimet jokaiselle tärkeälle ICT-palvelulle sekä palautumispistevaatimukset sekä palauttamistoimet jokaiselle tärkeälle ICT-palvelulle

Organisaation on tunnistettava vaadittu saavutettavuustaso tarjoamilleen palveluille sekä niihin liittyville tietojärjestelmille ja muulle tietojenkäsittely-ympäristölle. Organisaation on suunniteltava järjestelmänsä ja toimintansa niin, että saavutettavuustaso voidaan täyttää.

Vikasietoisen tietojenkäsittely-ympäristön suunnittelussa organisaation tulisi huomioida seuraavat tekijät:

• vikasietoisten verkkojen käyttö
• kahden maantieteellisesti erillisen datakeskuksen käyttö peilatuin tietokannoin
• useiden rinnakkaisten ohjelmistokomponenttien käyttö automaattisella kuormituksen jaolla
• duplikoitujen avainkomponenttien käyttö järjestelmissä (esim. CPU, kiintolevyt, muistit) tai verkoissa (esim. palomuurit, reitittimet, kytkimet)

Esimerkiksi tärkeissä tuotantojärjestelmissä järjestelmien vikasietoisuutta tulisi myös testata säännöllisesti, jotta varmistetaan sujuva vararatkaisuihin siirtymä vikatilanteissa.

Organisaatiolla on selkeä prosessi, jonka mukaisesti se tunnistaa toimintansa kannalta kaikkein kriittisimmät toiminnot (esim. asiakkaille tarjottavat palvelut), joihin kohdistuvat jatkuvuusvaatimukset ovat kaikkein korkeimmat.

Näiden toimintojen kannalta välttämättömät tietojenkäsittely-ympäristön kohteet (kuten tietojärjestelmät, tietovarannot, toimintaprosessit, kumppanit, yksiköt, laitteisto) luokitellaan kriittisiksi.

Kriittiset toiminnot huomioidaan korkeimmalla prioriteetilla mm. jatkuvuussuunnittelussa ja niihin voidaan muutenkin kohdistaa tiukempia turvallisuusvaatimuksia, kuin ympäristön muihin kohteisiin.

Organisaation on huomioitava katastrofeista palautuminen jatkuvuussuunnitelmissaan. Suunnittelulle relevantteja katastrofeja ovat sekä luonnonkatastrofit (mm. tulva, maanjäristys, hurrikaani) että ihmislähtöiset katastrofit (mm. terrori-isku, kemiallinen isku, sisäpiirihyökkäys).

Katastrofisuunnittelussa on jatkuvuussuunnittelua suurempi painoarvo toiminnan turvallisessa palauttamisessa normaalille tasolle. Tämän jälkeen fokus siirtyy normaalin toiminnan jatkamiseen.

Jatkuvuussuunnitelmia tulee päivittää vähintään vuosittain tai merkittävien muutosten jälkeen.

Organisaation tulisi säännöllisesti, vähintään vuosittain, testata ja tarkistaa tietoturvan jatkuvuussuunnitelmansa sen varmistamiseksi, että ne ovat päteviä ja tehokkaita epäsuotuisissa tilanteissa.

Jatkuvuussuunnitelmien testaukseen on tarvittaessa otettava mukaan kunkin suunnitelman kannalta kriittiset sidosryhmät. Organisaation tulisi määritttää ja dokumentoida tarvittavat yhteyshenkilöt toimittajien ja kumppaneiden kanssa.

Lisäksi jatkuvuussuunnitelmien ja niihin liittyvien hallintamekanismien riittävyys olisi arvioitava uudelleen, jos toiminnassa tapahtuu merkittäviä muutoksia.

Organisaation tulisi sisällyttää seuraavat asiat jatkuvuussuunnitteluunsa:

• Suunnitelmat (D)DoS-hyökkäyksiä varten
• Suunnitelmat onnistuneita kiristyshaittaohjelmahyökkäyksiä ja muuta sabotaasia varten.
• Järjestelmähäiriöt
• Luonnonkatastrofit

Jatkuvuussuunnittelussa tulee ottaa huomioon vaihtoehtoiset viestintävaihtoehdot tilanteita varten, joissa ensisijaiset viestintävälineet eivät toimi. Myös varastointi-, sähkö- ja verkkostrategioihin olisi oltava vaihtoehtoisia vaihtoehtoja.

Organisaation tulee luoda kattava kriisinhallintajärjestelmä ja ylläpidettävä sitä. Tähän kuuluu menetelmien käyttöönotto mahdollisten kriisitilanteiden havaitsemiseksi tunnistamalla yleiset indikaattorit ja erityiset ennakoitavat kriisit sekä selkeät menettelyt kriisinhallinnan käynnistämiseksi ja eskaloimiseksi tarvittaessa. On määriteltävä strategiset tavoitteet ja painopisteet, joissa keskitytään esimerkiksi eettisiin näkökohtiin:

• ihmishenkien ja terveyden suojelu
• keskeisimpien liiketoimintaprosessien turvaaminen
• asianmukaisen tietoturvan varmistaminen

kriisinhallintaryhmän muodostus, johon kuuluu edustajia kaikista tärkeimmistä organisaation toiminnoista ja jossa on määritellyt rakenteet, roolit, toimivaltuudet, odotukset, valtuudet ja päätöksentekomenettelyt.

On kehitettävä ja hyväksyttävä kriisinhallintapolitiikat ja -menettelyt, jotka kattavat poikkeukselliset valtuudet ja päätöksentekoprosessit, viestintämenetelmät, hätätilanteiden toimintamenettelyt sekä raportoinnin, tiedonkeruun ja päätöksenteon organisaatiorakenteet.

Koko kriisinhallintasuunnitelmaa olisi tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti, jotta varmistetaan sen jatkuva tehokkuus ja asianmukaisuus.

Organisaatio kehittää säännöllisesti jatkuvuussuunnitelmiaan analysoimalla suunnitelmien testaamista, harjoittelua ja niiden toteutunutta käyttöä tositilanteissa.

Organisaation toimintakyvyn palautustoimet täytyy kommunikoida suunnitelman mukaisesti kriittisille henkilöille ja johdolle organisaation sisällä. Palautustoimet täytyy myös tiedottaa ulkoisille sidosryhmille.

Relevant persons are sufficiently familiar with the continuity plans related to their own activities and their more detailed contents, and are able to act accordingly.

Organisaation on ylläpidettävä ylätason strategiaa jatkuvuussuunnittelulle. Strategian on sisällettävä vähintään:

• Ohjenuorat jatkuvuussuunnittelun aikatavoitteiden sekä jatkuvuussuunnitelmia vaativien tapahtumien määrittämiselle
• Johdon sitoumus jatkuvuussuunnitteluun ja sen parantamiseen
• Kuvaus organisaation riskinottohalukkuudesta

Strategian laatimiseksi voi olla tarpeen hyödyntää yleisiä hyviä käytäntöjä esim. ISO 22300 -standardeista.

Organisaatio on määritellyt toimintatavat viestiäkseen tehokkaasti sidosryhmien ja muiden osallistujien jatkuvuussuunnitelmien ja selviytymismenettelyjen aikana.

Jatkuvuussuunnitelmiin liittyvien viestintäsuunnitelmien on sisällettävä:

• Vastuuhenkilöt, liittyvät sidosryhmät ja muut tarvittavat yhteystiedot
• Selkeät kriteerit tilanteelle, jossa jatkuvuusviestintää aletaan toteuttaa
• Selkeä kuvaus jatkuvuusviestintää kussakin tilanteessa toteuttavasta henkilöstö sekä vastaanottajista, joille viestintää lähetetään
• Viittaukset käytettäviin viestipohjiin sekä käytettäviin työkaluihin liittyen

Organisaation tulisi määrittää vaatimukset, jotka koskevat tietoturvallisuuden hallinnan jatkuvuutta kriisin tai katastrofin aikana.

Tietoturvan hallinnassa voidaan joko olettaa, että tietoturvavaatimukset ovat samat epäsuotuisissa tilanteissa kuin normaaleissa toimintaolosuhteissa, tai pyrkiä erikseen määrittämään epäsuotuisiin tilanteisiin soveltuvat tietoturvavaatimukset.