Ilmainen e-kirja: NIS2 haltuun hyödyntäen ISO 27001 -käytäntöjä
Lataa e-kirja

Tutustu tehtävään liittyviin vaatimuskehikkoihin tarkemmin

A.7.3.7
ISO 27701

ISO 27701

Muita saman teeman digiturvatehtäviä

Tietosuojaselosteet-raportin julkaisu ja ylläpito

Critical
High
Normal
Low

Henkilötietojen käsittelystä on toimitettava rekisteröidylle tietosuoja-asetuksen määrittelemät tiedot tiiviissä, ymmärrettävässä ja helposti saatavilla olevassa muodossa. Usein tämä toteutetaan joko rekisterikohtaisina tai muuten koottuina tietosuojaselosteina, jotka julkaistaan esimerkiksi organisaation verkkosivulla.

Tietosuojan vastuuhenkilö varmistaa, että selosteissa on viestitty tietosuoja-asetuksen (artikla 13) vaatimat asiat. Kun henkilötietoja eri ole kerätty rekisteröidyltä itseltään, selosteissa on kerrottava perussisällön lisäksi:

  • mistä tiedot on saatu
  • mitä henkilötietoryhmiä käsittely koskee
14. Toimitettavat henkilötiedot, kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä
GDPR
12. Läpinäkyvä informointi, viestintä ja yksityiskohtaiset säännöt rekisteröidyn oikeuksien käyttöä varten
GDPR
13. Toimitettavat tiedot, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä
GDPR
18.1.4: Privacy and protection of personally identifiable information
A.12.1: Geographical location of PII
ISO 27018

Tietojen poistoprosessit ja "oikeus tulla unohdetuksi"

Critical
High
Normal
Low

Kun kyse ei ole tietosuoja-asetuksen määrittelemistä erityistilanteista, mutta jokin seuraavista perusteista täyttyy, rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistetuksi:

  • käsittely on perustunut suostumukseen (eikä muuta perustetta käsittelylle ole) ja rekisteröity peruu suostumuksensa
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin tai käyttää vastustamisoikeuttaan muutoin, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • henkilötiedot on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä

Tiedostamme, missä tilanteissa "oikeus tulla unohdetuksi" toteutuu toiminnassamme. Olemme suunnitelleet toimintatavat näitä tilanteita varten, jotka voivat sisältää mm.:

  • tavat, joilla rekisteröity voi pyytää tietojen poistamista
  • tavat, joilla tietopyynnön lähettäjän henkilöllisyys tarkistetaan
  • henkilöt, jotka auttavat rekisterin yhteyshenkilöä pyynnön käsittelyssä
  • tavat, joilla tiedot poistetaan turvallisesti ja pysyvästi sekä rekisteröityä tiedotetaan
17. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
GDPR
A.7.3.6: Access, correction and/or erasure
ISO 27701
A.8.2.3: Marketing and advertising use
ISO 27701
TSU-19.4: Rekisteröidyn oikeudet - Tietojen oikaiseminen, poistaminen, siirtäminen, käsittelyn rajoittaminen ja vastustaminen
Julkri

Prosessi tietosuojapyyntöjen vastaanottamiseen ja käsittelyyn

Critical
High
Normal
Low

Aina kun käsittelemme henkilötietoja, rekisteröidyllä on tiettyjä oikeuksia, mm. saada pääsy tietoihinsa ja tietyissä tilanteissa vastustaa käsittelyä tai saada tietonsa poistetuksi.

Olemme suunnitelleet toimintatavat näitä tilanteita varten, jotka voivat sisältää mm.:

  • tavat, joilla rekisteröity voi tietopyyntöjä lähettää
  • tavat, joilla tietopyynnön lähettäjän henkilöllisyys tarkistetaan
  • henkilöt, jotka auttavat rekisterin yhteyshenkilöä pyynnön käsittelyssä
  • tavat, joilla tiedot toimitetaan rekisteröidylle turvallisesti
15. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin
GDPR
16. Oikeus tietojen oikaisemiseen
GDPR
18. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
GDPR
19. Henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
GDPR
21. Vastustamisoikeus
GDPR

Henkilötietojen lähteiden dokumentointi tietojärjestelmille

Critical
High
Normal
Low

Tietolähteiden ymmärtäminen on tärkeää tietojen virtauksen ymmärtämiseksi. Tietosuojaviestinnässä on lisäksi pystyttävät viestimään henkilötietojen lähteet tapauksissa, joissa tietoja ei ole kerätty suoraan rekisteröidyltä itseltään.

14. Toimitettavat henkilötiedot, kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä
GDPR
A.7.3.3: Providing information to PII principals
ISO 27701
TSU-19.2: Rekisteröidyn oikeudet - Läpinäkyvä informointi
Julkri

Rekisteröidyn käytettävissä olevien oikeuksien tunnistaminen

Critical
High
Normal
Low

Organisaatio on määritellyt tunnistamansa henkilötietojen käyttötarkoituksen oikeusperusteen huomioiden, mitkä rekisteröidyn oikeudet liittyvät kyseiseen käsittelyyn.

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksiaan kaikissa tilanteissa. Se, mitä oikeuksia rekisteröity voi kulloinkin käyttää, riippuu siitä, millä perusteella kyseessä olevia henkilötietoja käsitellään. Organisaatio voi hyödyntää tietosuojaviranomaisten ohjeistuksia siitä, kuinka käsittelyperuste vaikuttaa käytettävissä oleviin oikeuksiin. Oikeuksiin voi olla lisäksi säädetty poikkeuksia organisaatiota koskevassa erityislainsäädännössä tai niiden toteuttamisesta mahdollista kieltäytyä vahvoin perustein yksittäistapauksissa.

TSU-19.1: Rekisteröidyn oikeudet - Rekisteröidyn käytettävissä olevien oikeuksien tunnistaminen
Julkri

Yhteisrekisterinpitäjänä toimiminen

Critical
High
Normal
Low

Toimiessaan yhteisrekisterinpitäjänä organisaatio määrittelee läpinäkyvällä järjestelyllä muiden yhteisrekisterinpitäjien kanssa rekisterinpitäjien velvoitteiden noudattamisesta sekä rekisteröityjen informoinnista.

Organisaatio voi esimerkiksi tehdä sopimuksen eri yhteisrekisteripitäjien kanssa tai dokumentoida kirjallisesti yhteisrekisterinpitäjyyteen liittyvät menettelyt sekä julkaista ne verkossa ja asettaa saataville toimipisteissä.

TSU-03: Yhteisrekisterinpitäjät
Julkri
58: Yhteisrekisterinpitäjyystilanteiden tunnistaminen

Henkilötietojen kopion toimittamisen turvallisuus

Critical
High
Normal
Low

Organisaation on kyettävä toimittamaan rekisteröidylle kopio käsiteltävistä henkilötiedoista rekisteröidyn pyynnöstä.

Organisaation on suunniteltava ennakkoon prosessi, jolla kopio henkilötiedoista saadaan toimitettua jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa sekä turvallisesti rekisteröidylle.

A.7.3.8: Providing copy of PII processed
ISO 27701
TSU-19.3: Rekisteröidyn oikeudet - Oikeus saada pääsy tietoihin
Julkri

Henkilötietojen muutoksien ilmoittaminen kolmansille osapuolille

Critical
High
Normal
Low

Organisaatiolla tulee olla ennalta suunnitellut menettelytavat tilanteisiin, joissa kolmansille osapuolille on ilmoitettava jaettujen henkilötietojen muutoksista, poistoista ja kielloista.

Nämä osapuolet voivat olla esimerkiksi tietoja käsitteleviä kumppaneita tai organisaatiota, joille henkilötietoja on luovutettu eteenpäin.

A.7.3.7: PII controllers' obligations to inform third parties
ISO 27701

Prosessi henkilötietojen korjaamiseen

Critical
High
Normal
Low

Rekisteröidyille tulisi tarjota organisaation toimesta mekanismi, jolla he voivat tarkastella ja korjata henkilötietojaan.

A.7.3.6: Access, correction and/or erasure
ISO 27701
TSU-19.4: Rekisteröidyn oikeudet - Tietojen oikaiseminen, poistaminen, siirtäminen, käsittelyn rajoittaminen ja vastustaminen
Julkri

Prosessi käsittelyn vastustamiseen

Critical
High
Normal
Low

Rekisteröidyille tulisi tarjota selkeä keino, jolla he voivat esittää vastalauseen henkilötietojen käsittelylle.

Toteutustapa käsittelyn vastustamiseen voi vaihdella, mutta sen tulisi olla linjassa tarjottavan palvelun käyttötavan suhteen (esim. verkkopalveluissa myös käsittelyn vastustamisen tulisi olla mahdollista verkossa).

A.7.3.5: Providing mechanism to object to PII processing
ISO 27701
TSU-19.4: Rekisteröidyn oikeudet - Tietojen oikaiseminen, poistaminen, siirtäminen, käsittelyn rajoittaminen ja vastustaminen
Julkri

Prosessi suostumuksen muokkaamiseen tai perumiseen

Critical
High
Normal
Low

Kun henkilötietojen käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, organisaation tulisi tarjota rekisteröidyille selkeä prosessi suostumuksen muokkaamiseen tai perumiseen. Muokkaaminen voi tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, mikä voi vaikuttaa rekisterinpitäjän oikeuteen poistaa kysessä olevia tietoja.

Prosessiin tulisi sisältyä muokkaamispyyntöjen kirjaaminen suostumuksen kirjaamista vastaavalla tavalla. Muutokset suostumukseen tulee kommunikoida kaikkiin asianmukaisiin järjestelmiin, valtuutetuille käyttäjille sekä kolmansille osapuolille. Prosessissa pitäisi myös määritellä vasteaika, jossa pyynnöt tulisi käsitellä.

Huom.! Eri lainkäyttöalueilla voi olla rajoituksia siihen, miten ja koska rekisteröity voi suostumustaan muokata.

A.7.3.4: Providing mechanism to modify or withdraw consent
ISO 27701

Kertaluonteisten tietoluovutusten listaus ja sopimuksellinen sitoutuminen niiden informointiin asiakkaille

Critical
High
Normal
Low

Organisaatiolla on oltava selkeät toimintatavat tilanteisiin, joissa organisaatiota pyydetään lain perusteella luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille. Kertaluonteisista tietoluovutuksista on lisäksi pidettävä listausta.

Organisaation on kiinnitettävä erityistä huomiota näistä tilanteista tiedottamiseen sekä tiedottamisen aikatauluun kiinnostuneille asiakkaille, mikäli tämä ei esimerkiksi käynnissäolevan tutkinnan tai muun lakisääteisen seikan vuoksi ole lainvastaista.

Nämä toimintatavat on pyydettäessä pystyttävä kuvailemaan kiinnostuneelle asiakkaalle. Toimintatavat ja ilmoittamiseen liittyvät sitoumukset on kuvattava mm. tarjottavista digipalveluista tehdyissä sopimuksissa.

A.6: Use, retention and disclosure limitation
ISO 27018
A.6.1: PII disclosure notification
ISO 27018
A.6.2: Recording of PII disclosures
ISO 27018
A.8.5.1: Basis for PII transfer between jurisdictions
ISO 27701
A.8.5.4: Notification of PII disclosure requests
ISO 27701

Henkilötiedon käsittelijöiden tiedottaminen rekisterinpitäjälle

Critical
High
Normal
Low

Organisaation täytyy määritellä toimintatavat, joiden avulla rekisterinpitäjälle tiedotetaan kaikista henkilötietojen käsittelijöistä ennen tietojen käsittelyn aloittamista.

Ilmoituksen on sisällettävä käsittelijöiden käsittelevät tiedot sekä käyttötarkoitukset, joihin he tietoja käsittelevät.

A.8: Openness, transparency and notice
ISO 27018
A.8.1: Disclosure of sub-contracted PII processing
ISO 27018
A.8.5.6: Disclosure of subcontractors used to process PII
ISO 27701
A.8.5.7: Engagement of subcontractor to process PII
ISO 27701
A.8.5.8: Change of subcontractor to process PII
ISO 27701

Rekisteröityjen ilmoituskanava tietosuojaongelmien raportointiin

Critical
High
Normal
Low

Organisaatio on luonut ja viestinyt rekisteröidyille prosessin, jonka kautta he voivat ilmoittaa tietosuojaan liittyvistä kysymyksistä, valituksista tai kiista-asioista.

Organisaatiolla on toimintasäännöt tähän kanavaan saapuvien asioiden käsittelyyn, ratkaisemiseen sekä viestintään. Esille nousevat validit asiat voidaan käsitellä esimerkiksi yleisen poikkeamien hallintaprosessin kautta.

Valmius tarjota rekisteröidylle siirtovalmiit tiedot

Critical
High
Normal
Low

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tapaa ladata kerralla verkkopalveluun lisättyjä tietoja yleisessä muodossa (esim. XLS, XML, JSON).

Oikeutta sovelletaan kun seuraavat ehdot toteutuvat:

  • henkilötietoja käsitellään automaattisesti
  • henkilötiedot koskevat rekisteröityä ja ovat hänen toimittamiaan
  • henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
  • kun tietojen siirto ei vaikuta haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin

Oikeus ei kata sellaisia tietoja, jotka rekisterinpitäjä on itse luonut rekisteröidyn toimittamien tietojen pohjalta (esim. terveyttä koskevat arviot) tai jotka on koostettu rekisteröidyn tarkkailusta muodostuneiden tietojen analysoinnista (kuten profilointi).

Organisaatiomme on tiedostanut tilanteet, joissa rekisteröidyllä on oikeus siirtää tietonsa. Olemme suunnitelleet toimintatavat näitä tilanteita varten, jotka voivat sisältää mm.:

  • tavat, joilla rekisteröity voi pyytää tietojen siirtoa
  • tavat, joilla tietopyynnön lähettäjän henkilöllisyys tarkistetaan
  • muodot, jossa tiedot toimitetaan rekisteröidylle
  • tavat, joilla rekisteröityä tiedotetaan
20. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
GDPR
A.7.3.8: Providing copy of PII processed
ISO 27701
TSU-19.4: Rekisteröidyn oikeudet - Tietojen oikaiseminen, poistaminen, siirtäminen, käsittelyn rajoittaminen ja vastustaminen
Julkri

Tietosuojaviestinnän selkeyden testaaminen

Critical
High
Normal
Low

Tietosuojaviestinnän tulisi olla tiivistä sekä helposti ymmärrettävää ja sen tulisi olla helposti saatavilla. Tietosuojaviestinnän kehittämiseksi testaamme eri käyttötarkoituksiin liittyvää viestintäämme antamalla vedoksen tietosuojaviestinnästä luettavaksi rekisteröityjen joukosta valitulle testiryhmälle, ja muokkaamalla viestintää palautteen perusteella.

12. Läpinäkyvä informointi, viestintä ja yksityiskohtaiset säännöt rekisteröidyn oikeuksien käyttöä varten
GDPR
TSU-19.2: Rekisteröidyn oikeudet - Läpinäkyvä informointi
Julkri
64: Informointikäytäntöjen määrittäminen

Tietosuojaviestinnän ajantasaisuuden varmistaminen

Critical
High
Normal
Low

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset muuttuvat toiminnan kehittyessä. Tietosuojaviestinnän tulee pysyä mukana ja vastata todellista käsittelyn tilaa.

Varmistamme säännöllisesti, että kaikki käyttötarkoitukset on mainittu viestinnässä (esim. tietosuojaselosteissa), käsittely on kuvattu todenmukaisesti ja viestintä toimitetaan rekisteröidyille vaadittujen aikamääreiden puitteissa.

12. Läpinäkyvä informointi, viestintä ja yksityiskohtaiset säännöt rekisteröidyn oikeuksien käyttöä varten
GDPR
18.1.4: Privacy and protection of personally identifiable information
18.2.2: Compliance with security policies and standards
ISO 27001
A.7.3.2: Determining information for PII principals
ISO 27701
TSU-19.2: Rekisteröidyn oikeudet - Läpinäkyvä informointi
Julkri

Viestintätavat tietosuojapyyntöjen toteuttamisesta kieltäytymiseen

Critical
High
Normal
Low

Organisaatio on määritellyt selkeät toimintatavat, joita se noudattaa rekisteröityjen informoimisessa tietosuojapyyntöjen (esim. oikeus tietoihin pääsyyn tai korjaamiseen) toteuttamisesta kieltäytyessä. Rekisteröidyille on näissä tilanteissa selkeästi viestittävä syyt, joiden perusteella pyynnön toteuttamisesta kieltäydyttiin.

Selkeä viestintä suostumuksen vaikutuksista

Critical
High
Normal
Low

Organisaatio on määritellyt tavat, joilla rekisteröidyn ymmärrys hänen antamansa suostumuksen vaikutuksista varmistetaan.

Rekisteröidylle kommunikoidaan selvästi vähintään seuraavat näkökulmat:

  • Mitä vaikutuksia hänen antamallaan suostumuksella on?
  • Mitä vaikutuksia on suostumuksesta kieltäytymisellä tai sen myöhemmällä perumisella?

Henkilötietoinventaario ja dokumentointi

Critical
High
Normal
Low

Organisaation käsittelemät henkilötiedot on kartoitettu ja dokumentoitu. Dokumentaatio sisältää mm.:

  • Henkilötietojen tallennuspaikan (esim. tietty tietojärjestelmä)
  • Henkilötietoryhmät
  • Tietojen sijainnin
  • Tietoja käsittelevät kumppanit
12. Läpinäkyvä informointi, viestintä ja yksityiskohtaiset säännöt rekisteröidyn oikeuksien käyttöä varten
GDPR
5. Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet
GDPR
18.1.4: Privacy and protection of personally identifiable information
8.1.1: Inventory of assets
ISO 27001