Mitä työnkulut ovat?

Työnkulut tarjoavat selkeän ja jäsennellyn tavan työskennellä vaatimustenmukaisen toiminnan kannalta tärkeiden aihealueiden parissa sekä ylläpitää niitä jatkuvasti. Ne jakautuvat perustyönkulkuihin ja edistyneisiin työnkulkuihin, joista perustyönkulut soveltuvat erityisesti vaatimustenmukaisen työn aloittamiseen ja muodostavat suositellun lähtöpisteen vaatimustenmukaisuuden rakentamiselle.

Työnkulut eivät ole pelkkiä käyttöönottoon liittyviä kokonaisuuksia, vaan ne tukevat compliance-toiminnan jatkuvaa kehittämistä ja ylläpitoa. Työnkulkujen avulla voit hallita organisaation keskeisiä compliance-aiheita pitkäjänteisesti ja varmistaa, että tärkeät tehtävät, katselmoinnit ja ylläpitotoimenpiteet tulevat hoidetuiksi ajallaan.

Perustyönkulut sisältävät seuraavat kokonaisuudet:

• Asset inventory
• Henkilöstön osaaminen
• Riskienhallinta
• Häiriöiden hallinta
• Supplier management

Lisäksi Perustyönkulkuihin kuuluu vaatimuskehikko-kohtaisia työnkulkuja, jotka näkyvät vain silloin, kun kyseinen vaatimuskehikko on aktiivisena:

• Yksityisyyden hallinta (GDPR)
• Laadun hallinta (ISO 9001)
• Environmental management (ISO 14001)
• AI governance (EU AI Act, ISO 42001)
• Tiedonhallinta  (Tiedonhallintamalli)

Edistyneet työnkulut kattavat edistyneempiä aihealueita, jotka tulevat yleensä ajankohtaisiksi siinä vaiheessa, kun compliance-työ on jo pidemmällä. Edistyneisiin työnkulkuihin kuuluvat:

• Sisäiset auditoinnit
• Improvement management
• Management reviews
• Continuity planning
• Change management

Työnkulkujen käyttöönotto

Voit aloittaa minkä tahansa työnkulun käyttöönoton klikkaamalla organisaation työpöydällä workflow-kortista löytyvää Aloita käyttöönotto -painiketta. Tämä käynnistää kyseisen työnkulun käyttöönoton.

Jokaisella työnkululla on oma käyttöönottoflownsa, jonka avulla pääset alkuun muutamassa minuutissa erilaisten ehdotusten ja aihealueeseen liittyvien asetusten avulla. Huomioi, että joidenkin työnkulkujen käyttöönotto edellyttää, että ISMS profiili on täytetty loppuun asti, jotta järjestelmä pystyy tarjoamaan tarkoituksenmukaisia ehdotuksia.

Esimerkiksi Asset inventory -työnkulun käyttöönotossa voit kuvata tärkeimmät järjestelmäsi sekä vastata kysymyksiin käsittelemistäsi ja tallentamistasi tiedoista. Vastausten perusteella järjestelmä luo automaattisesti tietojärjestelmiä sekä tietoaineistoja.

Työnkulut käytännössä

Kun työnkulku on otettu käyttöön, voit siirtyä sen etusivulle. Kaikki työnkulut -sivut on rakennettu samalla perusrakenteella, jotta niiden käyttö olisi mahdollisimman johdonmukaista ja helppoa.

Työnkulut-sivu koostuu seuraavista osioista:

Mittarit

Sivun yläosassa näkyy joukko mittareita, joiden avulla voit seurata työnkulun etenemistä ja tilannetta.

Nopeat toiminnot

Mittareiden alapuolella on rivi Nopeat toiminnot -kortteja, joiden avulla voit nopeasti tunnistaa:

• asiat, jotka vaativat toimenpiteitä tai ovat estyneet
• suositellut seuraavat toimenpiteet työnkulun edistämiseksi
• tärkeät ylläpidettävät kohteet työnkulun sisällä

Linkitetyt kohteet

Näiden osioiden alapuolelta löytyvät kaikki työnkulkuun liittyvät keskeiset kohteet, kuten:

• tehtävät
• Dokumentaatio
• raportit

Nämä muodostavat työnkulun käytännön työskentely- ja ylläpitonäkymän.

Työnkulut ja Vaatimustenmukaisuus-näkymä

Vaikka työnkulut tukevat vaatimustenmukaisen toiminnan jatkuvaa ylläpitoa ja kehittämistä, ne eivät kata kaikkia vaatimustenmukaisuuteen liittyviä osa-alueita. Tässä Vaatimustenmukaisuus-näkymä täydentää työnkulkuja tarjoamalla kokonaisnäkymän vaatimuskehikon vaatimustenmukaisuuteen.

Vaatimustenmukaisuus-näkymän avulla voit tarkastella yksittäisiä vaatimuksia tarkemmin, tunnistaa mahdolliset puutteet sekä nähdä, mitä toimenpiteitä niiden täyttämiseksi vielä tarvitaan. Työnkulut ja Vaatimustenmukaisuus-näkymä täydentävät toisiaan: työnkulut tukevat jatkuvaa ylläpitotyötä, kun taas Vaatimustenmukaisuus-näkymä auttaa seuraamaan vaatimusten täyttymistä vaatimuskehikon näkökulmasta.

Lisätietoja löydät Vaatimustenmukaisuus näkymä -artikkelista.

Palautetta tai kysyttävää?

Jos sinulla on lisää kysyttävää, tiimiimme voi olla yhteydessä chatin kautta tai sähköpostitse tiimi@digiturvamalli.fi. Otamme myös mielellämme vastaan palautetta Digiturvamallin käytöstä.