Henkilötietojen hävitysprosessit

Henkilötietojen hävitysprosesseilla pidetään huolta siitä, että säilytyksen rajoittamisen periaate toteutuu omassa henkilötietojen käsittelyssä. Henkilötiedot on tuhottava tai anonymisoitava, kun niitä ei enää tarvita alkuperäisen käyttötarkoituksen toteuttamiseen.
säilytyksen rajoittaminen
tietojen minimointi
tietojen säilytysaika
Huom.! Tätä artikkelia täydennetään vielä. Lisää sisältöä tulossa piakkoin.

Vaatimustaso

Tason 1 asiat ovat pakollisia peruasioita, joista jokaisen organisaation, vaikka digitaalisuus tai datan käsittely ei korostuisikaan, olisi syytä pitää hyvää huolta.
Tason 2 asiat ovat digiturvan oleellisia ydinasioita, jotka ovat tärkeitä useimmille organsiaatioille ja joilla voidaan huomattavasti parantaa digiturvan tasoa. Nämä liittyvät yleensä tiiviisti tason 1 asioihin.
Tason 3 asiat ovat syventäviä digiturvateemoja, jotka eivät korostu jokaisen organisaation toiminnassa, mutta joiden voidaan entisestään parantaa tietoturvan ja tietosuojan saralla.
Taso 1
Taso 2
Taso 3
Taso 1
Taso 2
Taso 3
Taso 1
Taso 2
Taso 3

Suositeltu organisointi

Teemoille, jotka ovat sopivan kokoisia ja koordinoitavissa ilman jalkauttamista yksikkö- tai esimerkiksi järjestelmäkohtaisesti, on helpompaa nimetä selkeä(t) vastuuhenkilö(t). Vastuuhenkilöllä on oltava tarvittavat valtuudet ja resurssit teeman hoitamiseen. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi tietoturvapäällikkö tai tietosuojavastaava.
Teemoille, jotka vaativat järjestelmä- tai rekisterikohtaista koordinointia, organisointi kannattaa hoitaa pääkäyttäjien kautta. Tietojärjestelmät ja rekisterit ovat organisaation avainomaisuutta, joiden pääkäyttäjälle tai yhteyshenkilölle kuuluu vastuilleen erilaisten käytäntöjen hoitamista tai sääntöjen valvomista.
Teemoille, jotka ovat turhan laajoja yksittäisten vastuuhenkilöiden koordinoitaviksi, ja jotka eivät suoraan organisoidu järjestelmä- tai rekisterivetoisesti, suosittelemme yksikkökohtaista koordinointia. Jokaisessa yksikössä (myynti, tuotanto, talous, asiakaspalvelu, jne.) olisi oltava vastuuhenkilö, joka huolehtii esimerkiksi tiedon keräämisen tai sääntöjen jalkauttamisen oman yksikkönsä henkilöstölle.
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt

Osa-alueen tavoite, riskit ja haasteet

Säilytyksen rajoittaminen on yksi oikeaoppisen henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Kun emme enää tarvitse henkilötietoja, meidän olisi hankkiuduttava niistä turvallisesti eroon. Lisäksi meidän pitää jo ennakkoon kertoa tietojen säilytysaika ihmisille. Turhien tietojen poistaminen on muutenkin tapa hallita digiturvaan liittyviä riskejä. Tämä kaikki vaatii järjestelmällisiä prosesseja tietojen hävittämiseen.

Tietojen hävittäminen vaatii yhteispeliä IT:n ja tietosuojaosaajien - esimerkiksi rekisterin yhteyshenkilön ja järjestelmän pääkäyttäjän - välillä. Vaatimukset tietojen säilytysajalle voivat tulla tietosuoja-asetuksesta ja lakien pykälistä, mutta varsinaiset poistot on tehtävä ihan oikeista tietojärjestelmistä. Tietoja ei ole järkeä poistella jatkuvasti, joten "tietosiivoukset" voidaan koordinoida isompina ajoina, joskin tällöin on erittäin tärkeää tietää, mitä ollaan tekemässä.

Muutamat ensimmäisistä tietosuoja-asetukseen perustuvista sakotustapauksista ovat kohdistuneet liialliseen tietojen säilyttämiseen. Organisaatiota mm. rangaistiin vuosia vanhojen asiakkaiden puhelinnumeron säilyttämisestä järjestelmissään, vaikka yrityksen selityksen mukaan oli "järjestelmän jäykkyyttä" ettei sieltä puhelinnumeroita saanut poistettua. Henkilötietoja hävitettäessä voi toimenpiteenä harkita myös anonymisointia, mikäli tiedoista on teille muuten arvoa. Tällöin tiedoista poistetaan henkilön tunnistamisen mahdollistavat osat pysyvästi, jolloin yksityisyydensuoja ei enää vaarannu.

Esimerkkejä sisällöistä

  • Automatisoitu, ajastettu hävitysprosessi
  • Tietojen hävitys lakisääteisen säilytysajan päättyessä (esim. työsuhdetiedot)
  • Manuaalinen hävitys käyttötarpeen päättyessä (esim. taphtuman ilmoittautumistiedot)
  • Manuaalinen hävitys kampanjan päättyessä
  • Päättyneiden asiakkuuksien asiakastietojen siivous

Selvitettäviä kysymyksiä

Nämä ovat esimerkkejä asioista, joiden selvittämistä ja mahdollisesti raportoimista tämän osa-alueen käsitteleminen vaatii organisaartiolta.
Mihin käyttötarkoituksiin tämä hävitysprosessi liittyy?

Säilytyksen rajoittaminen on johtava periaate oikeaoppisessa henkilötietojen käsittelyssä, joten henkilötietoja on pakollista säilyttävää vain niiden käyttötarpeen ajan. Tietojen elinkaarta rajaamalla pienennetään merkittävästi myös omaa riskiä.

Yleensä tietojen säilytysajan määräytyminen liittyy käyttötarkoitukseen sekä tämän oikeusperusteeseen. Säilytysaika voi määräytyä suoraan laista, esimerkiksi sopimuksen kestosta tai organisaation oman päätöksekäyttö

Kuinka usein ja miten tämä prosessi toteutetaan?

Tietojen säilytysaika tulee viestiä eteenpäin rekisteröidyille avoimesti mm. tietosuojaselosteen kautta. Hävitysprosessit käytännössä toteutetaan usein järjestelmäkohtaisesti tietyllä syklillä. Tiedot voivat tuhoutua automaattisesti vahvistuksen jälkeen tai IT-tiimi voi koordinoida poistot tietyin määräajoin.

Mahdollisia toimintatapoja

Seuraavat sisältöesimerkit antavat tarkempia esimerkkejä siitä, millaisilla käytännöillä tai säännöillä tämän osa-alueen turvallisuutta voidaan kehittää.
No items found.

Vaatimuksia muissa frameworkeissä

Läheisesti liittyvät Digiturvakartan muut kohdat

Tämän osa-alueen sisällöt liittyvät läheisesti etenkin näihin kohtiin Digiturvakartan muista osasista:
Käyttötarkoitukset
Henkilötietojen käyttötarkoituksen on oltava yksiselitteinen ja ymmärrettävä kuvaus tarkoituksesta, johon henkilöstä kerättäviä tietoja aiotaan käyttää. Käyttötarkoitukset eivät saa olla maailmaa syleileviä (palveluiden tuottaminen), vaan niiden avulla on ymmärrettävä, mitä tietoja tähän tarkoitukseen kohtuudella tarvitaan ja millä perusteella sitä voidaan tehdä.
Tietosuojaselosteet
Tietosuojaselosteet ovat yksi tapa toteuttaa henkilötietojen käsittelystä vaadittavaa läpinäkyvää, avointa informointia rekisteröidyille.