Ulkoisten tietojen rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat oman organisaatiomme näkökulmasta tahot, joiden lukuun ja ohjeistuksen perusteella me henkilötietoja käsittelemme.
sopimusten hallinta
käsittelysopimukset
roolimme henkilötietojen käsittelijänä
Huom.! Tätä artikkelia täydennetään vielä. Lisää sisältöä tulossa piakkoin.

Vaatimustaso

Tason 1 asiat ovat pakollisia peruasioita, joista jokaisen organisaation, vaikka digitaalisuus tai datan käsittely ei korostuisikaan, olisi syytä pitää hyvää huolta.
Tason 2 asiat ovat digiturvan oleellisia ydinasioita, jotka ovat tärkeitä useimmille organsiaatioille ja joilla voidaan huomattavasti parantaa digiturvan tasoa. Nämä liittyvät yleensä tiiviisti tason 1 asioihin.
Tason 3 asiat ovat syventäviä digiturvateemoja, jotka eivät korostu jokaisen organisaation toiminnassa, mutta joiden voidaan entisestään parantaa tietoturvan ja tietosuojan saralla.
Taso 1
Taso 2
Taso 3
Taso 1
Taso 2
Taso 3
Taso 1
Taso 2
Taso 3

Suositeltu organisointi

Teemoille, jotka ovat sopivan kokoisia ja koordinoitavissa ilman jalkauttamista yksikkö- tai esimerkiksi järjestelmäkohtaisesti, on helpompaa nimetä selkeä(t) vastuuhenkilö(t). Vastuuhenkilöllä on oltava tarvittavat valtuudet ja resurssit teeman hoitamiseen. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi tietoturvapäällikkö tai tietosuojavastaava.
Teemoille, jotka vaativat järjestelmä- tai rekisterikohtaista koordinointia, organisointi kannattaa hoitaa pääkäyttäjien kautta. Tietojärjestelmät ja rekisterit ovat organisaation avainomaisuutta, joiden pääkäyttäjälle tai yhteyshenkilölle kuuluu vastuilleen erilaisten käytäntöjen hoitamista tai sääntöjen valvomista.
Teemoille, jotka ovat turhan laajoja yksittäisten vastuuhenkilöiden koordinoitaviksi, ja jotka eivät suoraan organisoidu järjestelmä- tai rekisterivetoisesti, suosittelemme yksikkökohtaista koordinointia. Jokaisessa yksikössä (myynti, tuotanto, talous, asiakaspalvelu, jne.) olisi oltava vastuuhenkilö, joka huolehtii esimerkiksi tiedon keräämisen tai sääntöjen jalkauttamisen oman yksikkönsä henkilöstölle.
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt

Osa-alueen tavoite, riskit ja haasteet

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 30 listaa selkeästi asiat, jotka henkilötietojen käsittelijän ja rekisterinpitäjän välisessä sopimuksessa tulisi sopia. On tärkeää löytää oikea vastuunjako sen mukaan, millainen rooli teillä on henkilötietojen käsittelijänä.

Rekisterinpitäjät voivat muodostaa usein isoja ryhmiä, esimerkiksi yhden SaaS-palvelun käyttäjät, joita käsitellään yleisten ehtojen ja sopimuspohjien kautta. Tietyt avainasiakkaat taas voivat muodostaa täysin räätälöidyn rekisterinpitäjä-käsittelijä -suhteen, joka meidän on pystyttävä huomioimaan omin käytännöin.

Esimerkkejä sisällöistä

  • Tarjoamamme SaaS-palvelun asiakas
  • Toimittamamme myynti- tai markkinointipalvelun tilaaja
  • Päämies, jonka alihankkijana toimimme

Selvitettäviä kysymyksiä

Nämä ovat esimerkkejä asioista, joiden selvittämistä ja mahdollisesti raportoimista tämän osa-alueen käsitteleminen vaatii organisaartiolta.
Kuinka sovimme henkilötietojen käsittelystä?

Yhteisvastuullisuus on johtava ajatus henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuoja-asetus määrittelee tietyt asiat, joista rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä on sovittava.

Sopimusten avulla pyritään mm. varmistamaan, että henkilötietojen käsittelijä toimii linjassa alkuperäisen käsittelytarkoituksen kanssa ja vastuut rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä on jaettu selkeästi.

Mahdollisia toimintatapoja

Seuraavat sisältöesimerkit antavat tarkempia esimerkkejä siitä, millaisilla käytännöillä tai säännöillä tämän osa-alueen turvallisuutta voidaan kehittää.
No items found.

Vaatimuksia muissa frameworkeissä

Läheisesti liittyvät Digiturvakartan muut kohdat

Tämän osa-alueen sisällöt liittyvät läheisesti etenkin näihin kohtiin Digiturvakartan muista osasista:
Käsittelysopimukset
Käsittelysopimus on tietossuoja-asetuksen vaatima ja siinä sovitaan vastuunjaosta rekisterinpitäjän sekä henkilötietojen käsittelijän välillä. Henkilötietojen käsittelijä ns. käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun sopimuksessa säädetyin tavoin.