Ulkoiset tiedot

Joskus käsittelemme asiakkaan, kumppanin tai viranomaisen hallinnoimia, ns. ulkoisia tietoja. On tärkeää mm. tiedostaa, miksi ja mitä tietoja tarvitsemme oman toimintamme tueksi ja mitä näiden käsittelystä olemme rekisterinpitäjän kanssa sopineet.
roolimme henkilötietojen käsittelijänä
kumppanit
tietojen minimointi
Huom.! Tätä artikkelia täydennetään vielä. Lisää sisältöä tulossa piakkoin.

Vaatimustaso

Tason 1 asiat ovat pakollisia peruasioita, joista jokaisen organisaation, vaikka digitaalisuus tai datan käsittely ei korostuisikaan, olisi syytä pitää hyvää huolta.
Tason 2 asiat ovat digiturvan oleellisia ydinasioita, jotka ovat tärkeitä useimmille organsiaatioille ja joilla voidaan huomattavasti parantaa digiturvan tasoa. Nämä liittyvät yleensä tiiviisti tason 1 asioihin.
Tason 3 asiat ovat syventäviä digiturvateemoja, jotka eivät korostu jokaisen organisaation toiminnassa, mutta joiden voidaan entisestään parantaa tietoturvan ja tietosuojan saralla.
Taso 1
Taso 2
Taso 3
Taso 1
Taso 2
Taso 3
Taso 1
Taso 2
Taso 3

Suositeltu organisointi

Teemoille, jotka ovat sopivan kokoisia ja koordinoitavissa ilman jalkauttamista yksikkö- tai esimerkiksi järjestelmäkohtaisesti, on helpompaa nimetä selkeä(t) vastuuhenkilö(t). Vastuuhenkilöllä on oltava tarvittavat valtuudet ja resurssit teeman hoitamiseen. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi tietoturvapäällikkö tai tietosuojavastaava.
Teemoille, jotka vaativat järjestelmä- tai rekisterikohtaista koordinointia, organisointi kannattaa hoitaa pääkäyttäjien kautta. Tietojärjestelmät ja rekisterit ovat organisaation avainomaisuutta, joiden pääkäyttäjälle tai yhteyshenkilölle kuuluu vastuilleen erilaisten käytäntöjen hoitamista tai sääntöjen valvomista.
Teemoille, jotka ovat turhan laajoja yksittäisten vastuuhenkilöiden koordinoitaviksi, ja jotka eivät suoraan organisoidu järjestelmä- tai rekisterivetoisesti, suosittelemme yksikkökohtaista koordinointia. Jokaisessa yksikössä (myynti, tuotanto, talous, asiakaspalvelu, jne.) olisi oltava vastuuhenkilö, joka huolehtii esimerkiksi tiedon keräämisen tai sääntöjen jalkauttamisen oman yksikkönsä henkilöstölle.
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt
Selkeä vastuuhenkilö
Pääkäyttäjät
Yksiköt

Osa-alueen tavoite, riskit ja haasteet

Esimerkkejä sisällöistä

  • Logistiikkayritys käsittelee potilasrekisterin tietoja kuljetuspalvelunsa toteuttamiseen
  • Puhelinmyyntiyritys suorittaa kontaktointia tilaajan asiakasrekisterin perusteella
  • Tilitoimisto suorittaa palkanmaksun asiakkaan välittämien tietojen perusteella

Selvitettäviä kysymyksiä

Nämä ovat esimerkkejä asioista, joiden selvittämistä ja mahdollisesti raportoimista tämän osa-alueen käsitteleminen vaatii organisaartiolta.
Kuka tietoja hallinnoi?

Ulkoiset henkilötiedot tarkoittavat tietoja, joita me käsittelemme, mutta joiden käyttöä hallinnoi esimerkiksi kumppanimme.

Missä tiedot sijaitsevat?

Osa yrityksen henkilötiedoista ei löydy henkilötietojen säilyttämiseen tarkoitetuista tietokannoista, vaan on "piilossa" paikallisissa tiedostoissa, arkistoissa tai muissa rakenteettomissa tiedoissa. Kaikk nämä kuitenkin edustavat GDPR:n alaista henkilötietoa ja usein sitä tietoturvan kannalta hankalinta osaa.

Mitä henkilötietoryhmiä ulkoiset tiedot sisältävät?

Tietojen minimoinnin näkökulmasta teidän on hyödyllistä varmistaa, että teillä ei ole turhaa pääsyä myöskään kumppanin hallinnoimiin liikoihin henkilötietoihin.

Kenen tietoja ulkoiset tiedot sisältävät?

Vaikka tietojen hallinta ei olisi vastuullanne, teidän on syytä tiedostaa rekisteröityjen ryhmät eri käsittelytilanteissa, koska ne vaikuttavat merkittävästi käsittelystä aiheutuvaan riskiin ja käsittelyn merkittävyyteen.

Mahdollisia toimintatapoja

Seuraavat sisältöesimerkit antavat tarkempia esimerkkejä siitä, millaisilla käytännöillä tai säännöillä tämän osa-alueen turvallisuutta voidaan kehittää.
No items found.

Vaatimuksia muissa frameworkeissä

Läheisesti liittyvät Digiturvakartan muut kohdat

Tämän osa-alueen sisällöt liittyvät läheisesti etenkin näihin kohtiin Digiturvakartan muista osasista:
Pääsyoikeusroolit
Pääsyoikeuksien hallinnan tavoitteena on minimoida pääsy henkilötietoihin kuitenkin niin, että oikeilla ihmisillä on oikeaan aikaan pääsy oikeaan tietoon ja oikeista syistä.